Wycofanie samochodu firmowego z działalności gospodarczej

Współczesne prowadzenie działalności gospodarczej coraz częściej wymaga wykorzystania samochodu jako nieodłącznego elementu operacyjnego. W naturalnym cyklu rozwoju firmy często dochodzi do sytuacji, gdy przedsiębiorca decyduje się na wycofanie pojazdu firmowego z działalności gospodarczej i przekazanie go na cele prywatne. Taka decyzja niesie ze sobą szereg konsekwencji podatkowych, które należy odpowiednio rozliczyć zarówno w podatku dochodowym od osób fizycznych, jak i w podatku od towarów i usług.

Proces wycofania samochodu firmowego nie ogranicza się jedynie do formalnego przeniesienia pojazdu ze sfery biznesowej do prywatnej. Wymaga on szczegółowego zrozumienia obowiązujących przepisów podatkowych, właściwego udokumentowania całej procedury oraz świadomości długoterminowych skutków takiej decyzji. Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że konsekwencje wycofania pojazdu mogą rozciągać się na kilka lat po samej czynności przekazania.

Szczególnie istotne jest zrozumienie różnic w podejściu do tej problematyki w ramach podatku dochodowego oraz podatku VAT. Każdy z tych systemów podatkowych przewiduje odmienne reguły rozliczania wycofania pojazdu, co wymaga od przedsiębiorcy kompleksowego przygotowania i właściwego zaplanowania całego procesu.

Dokumentacja wymagana przy wycofaniu pojazdu firmowego

Prawidłowe udokumentowanie procesu wycofania samochodu firmowego z działalności gospodarczej stanowi fundament dla późniejszych rozliczeń podatkowych. Proces ten wymaga wykonania następujących kroków:

1. Sporządzenie protokołu przekazania środka trwałego na potrzeby własne
2. Przygotowanie protokołu likwidacji środka trwałego oznaczonego symbolem LT
3. Wykreślenie pojazdu z ewidencji środków trwałych
4. Aktualizacja wszystkich rejestrów i ewidencji prowadzonych przez firmę
5. Zabezpieczenie dokumentacji na okres sześciu lat

Protokół przekazania środka trwałego na potrzeby własne powinien zawierać wszystkie istotne informacje dotyczące wycofywanego pojazdu, w tym jego dokładną specyfikację techniczną, wartość początkową, dotychczasową wysokość naliczonych odpisów amortyzacyjnych oraz aktualną wartość netto. Dokument ten musi być sporządzony z zachowaniem odpowiedniej formy i zawierać datę przekazania, która będzie kluczowa dla dalszych rozliczeń podatkowych.

Równie istotnym elementem dokumentacyjnym jest protokół likwidacji środka trwałego, oznaczany symbolem LT. Ten dokument formalnie potwierdza wykreślenie pojazdu z ewidencji środków trwałych prowadzonej przez przedsiębiorcę. Protokół LT należy sporządzić w momencie wycofania pojazdu i zachować go w dokumentacji firmy jako dowód prawidłowego przeprowadzenia procedury likwidacji środka trwałego z ewidencji.

Dokumentacja musi również obejmować:

• Kompletną historię pojazdu w firmie
• Zestawienie wszystkich odpisów amortyzacyjnych
• Dokumenty potwierdzające wartość rynkową w momencie wycofania
• Kopie wszystkich dokumentów związanych z eksploatacją pojazdu

Procedura dokumentacyjna obejmuje również aktualizację wszystkich rejestrów i ewidencji prowadzonych przez firmę. Należy pamiętać o odpowiednim oznaczeniu w ewidencji środków trwałych, że dany pojazd został wycofany na cele prywatne, wraz z dokładną datą tej czynności. Ta informacja będzie kluczowa w przypadku ewentualnych kontroli podatkowych oraz przy rozliczaniu potencjalnej sprzedaży pojazdu w przyszłości.

Konsekwencje wycofania samochodu w podatku dochodowym PIT

Rozliczenie wycofania samochodu firmowego w podatku dochodowym od osób fizycznych charakteryzuje się specyficznymi zasadami, które różnią się od standardowych procedur sprzedaży środków trwałych. Podstawową regułą jest brak konieczności dokonywania korekty dotychczas ujętych w kosztach odpisów amortyzacyjnych, co oznacza, że wszystkie odpisy naliczone do momentu wycofania pozostają w kosztach podatkowych.

Procedura rozliczenia PIT obejmuje następujące etapy:

1. Naliczenie ostatniego odpisu amortyzacyjnego w miesiącu wycofania
2. Wstrzymanie naliczania kolejnych odpisów od następnego miesiąca
3. Ustalenie niezamortyzowanej wartości pojazdu
4. Przygotowanie dokumentacji na wypadek przyszłej sprzedaży
5. Monitorowanie sześcioletniego okresu odpowiedzialności podatkowej

Kluczowym momentem w procesie rozliczenia PIT jest właściwe ustalenie ostatniego odpisu amortyzacyjnego, który powinien zostać naliczony w miesiącu wycofania pojazdu z działalności gospodarczej. Od następnego miesiąca po wycofaniu przedsiębiorca nie nalicza już kolejnych odpisów amortyzacyjnych od tego pojazdu, ponieważ przestał on być wykorzystywany w działalności gospodarczej.

Szczególnie istotnym aspektem rozliczenia PIT jest zasada dotycząca potencjalnej sprzedaży wycofanego pojazdu. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, sprzedaż samochodu w ciągu sześciu lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następnego po miesiącu wycofania środka trwałego, należy zakwalifikować jako przychód z działalności gospodarczej podlegający opodatkowaniu.

W przypadku gdy pojazd nie został w pełni zamortyzowany w momencie wycofania, przedsiębiorca ma możliwość rozliczenia nieumorzonej części wartości początkowej jako kosztu podatkowego w momencie sprzedaży. Ta zasada pozwala na optymalizację obciążeń podatkowych poprzez uwzględnienie rzeczywistej wartości księgowej pojazdu w momencie jego sprzedaży.

Praktyczne zastosowanie tych zasad można zobrazować na przykładzie przedsiębiorcy, który w maju 2022 roku zakupił samochód o wartości 60 000 złotych. W marcu 2025 roku zdecydował się na jego wycofanie, gdy niezamortyzowana wartość wynosiła 48 000 złotych. Po upływie czterech miesięcy, w lipcu tego samego roku, dokonał sprzedaży pojazdu za 53 000 złotych.

W przedstawionym przypadku przedsiębiorca w momencie wycofania samochodu wykreślił pojazd z ewidencji środków trwałych, sporządził protokół wycofania pojazdu na cele prywatne oraz protokół LT. Następnie wstrzymał naliczanie kolejnych odpisów amortyzacyjnych od kwietnia. W lipcu podatnik wykazał przychód w ósmej kolumnie księgi przychodów i rozchodów w wartości 53 000 złotych i jednocześnie koszt w trzynastej kolumnie w kwocie 48 000 złotych jako niezamortyzowaną wartość.

Rozliczenie VAT przy wycofaniu pojazdu firmowego

Konsekwencje wycofania samochodu firmowego w podatku od towarów i usług są znacznie bardziej złożone niż w przypadku podatku dochodowego. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, wycofanie samochodu firmowego z działalności, który znajdował się w środkach trwałych, traktowane jest jako dostawa towaru podlegająca opodatkowaniu podatkiem VAT.

Obowiązek rozliczenia VAT przy wycofaniu pojazdu powstaje pod warunkiem, że przy jego nabyciu podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT z tytułu nabycia, importu, wytworzenia lub jego części składowych, niezależnie od tego, czy podatnik faktycznie z takiego prawa skorzystał. Przepis ten obejmuje zarówno sytuacje pełnego odliczenia VAT, jak i częściowego odliczenia w wysokości 50 procent VAT od wydatków na samochód osobowy.

Szczególnie istotne jest zrozumienie zasady dotyczącej podstawy opodatkowania przy wycofaniu pojazdu. W przypadku nieodpłatnego przekazania podstaw opodatkowania będzie cena nabycia środka trwałego zaktualizowana o bieżące ceny rynkowe, co oznacza konieczność ustalenia aktualnej wartości rynkowej pojazdu w momencie jego wycofania.

Procedura rozliczenia VAT obejmuje następujące kroki:

1. Ustalenie czy przysługiwało prawo do odliczenia VAT przy nabyciu
2. Określenie aktualnej wartości rynkowej pojazdu
3. Obliczenie należnego podatku VAT od wycofania
4. Wystawienie faktury dokumentującej dostawę na cele prywatne
5. Wykazanie operacji w deklaracji VAT za odpowiedni okres

Obowiązek rozliczenia VAT rozciąga się również na części składowe samochodu, od których podatnik odliczył VAT w trakcie użytkowania pojazdu w działalności gospodarczej. Nawet w sytuacji, gdy podatnik VAT zakupił pojazd na podstawie umowy kupna-sprzedaży bez prawa do odliczenia VAT, ale w późniejszym okresie odliczył VAT od części składowej pojazdu, zobowiązany jest do zapłaty podatku VAT przy wycofaniu całego pojazdu.

W takich przypadkach podstawę opodatkowania przy wycofaniu pojazdu z działalności stanowi cena rynkowa danej części składowej w momencie dostawy. Ta zasada wymaga szczególnej uwagi przy prowadzeniu ewidencji VAT i dokumentowaniu wszystkich odliczeń związanych z częściami zamiennymi i akcesoriami do pojazdu firmowego.

Istotnym aspektem rozliczenia VAT jest możliwość skorzystania z korekty podatku naliczonego w określonych sytuacjach. Jeżeli podatnik przy nabyciu pojazdu odliczył 50 procent VAT, w momencie wycofania pojazdu na cele prywatne może skorzystać z dokonania korekty podatku naliczonego od nabyć środków trwałych i wykazać ją w deklaracji VAT, pod warunkiem że zmiana ta następuje w okresie korekty przewidzianym przepisami.

Procedury księgowe i ewidencyjne

Właściwe przeprowadzenie procedur księgowych i ewidencyjnych przy wycofaniu samochodu firmowego wymaga systematycznego podejścia i zachowania chronologii wszystkich czynności. Pierwszym krokiem jest aktualizacja ewidencji środków trwałych poprzez odpowiednie oznaczenie wycofywanego pojazdu i wprowadzenie daty jego likwidacji z ewidencji firmy.

Kompletna procedura księgowa obejmuje następujące etapy:

1. Aktualizacja ewidencji środków trwałych
2. Przeprowadzenie odpowiednich księgowań w systemie księgowym
3. Wykreślenie pojazdu z rejestru środków trwałych
4. Aktualizacja ewidencji VAT
5. Przygotowanie dokumentacji archiwalnej

W systemach księgowych należy przeprowadzić odpowiednie księgowania odzwierciedlające wycofanie pojazdu na cele prywatne. Kluczowe jest właściwe potraktowanie pozostałej niezamortyzowanej wartości pojazdu oraz ewentualnych rezerw lub odpisów aktualizujących związanych z tym środkiem trwałym. Wszystkie operacje księgowe muszą być odpowiednio udokumentowane i datowane na dzień faktycznego wycofania pojazdu.

Szczególną uwagę należy zwrócić na prowadzenie ewidencji VAT, która musi odzwierciedlać wszystkie konsekwencje wycofania pojazdu. W przypadku powstania obowiązku podatkowego w VAT, należy wystawić odpowiednią fakturę dokumentującą dostawę towaru na cele prywatne oraz ująć tę operację w ewidencji sprzedaży VAT.

Dodatkowe elementy procedury ewidencyjnej obejmują:

• Aktualizację rejestrów pomocniczych firmy
• Archiwizację dokumentów związanych z pojazdem
• Przygotowanie zestawień dla celów kontrolnych
• Zabezpieczenie dokumentacji na wymagany okres

Procedury ewidencyjne obejmują również aktualizację wszystkich rejestrów pomocniczych prowadzonych przez firmę, w tym ewidencji kilometrów przebiegu pojazdu służbowego, ewidencji kosztów eksploatacji oraz wszelkich innych dokumentów związanych z użytkowaniem pojazdu w działalności gospodarczej. Kompletna dokumentacja może okazać się niezbędna w przypadku ewentualnych kontroli podatkowych.

Optymalizacja podatkowa przy wycofaniu pojazdu

Planowanie wycofania samochodu firmowego z działalności gospodarczej powinno uwzględniać aspekty optymalizacji podatkowej, które mogą znacząco wpłynąć na ostateczne obciążenia podatkowe przedsiębiorcy. Kluczowym elementem jest właściwy wybór momentu wycofania pojazdu, który może mieć istotne znaczenie dla wysokości podstawy opodatkowania VAT.

Jednym z istotnych aspektów optymalizacyjnych jest analiza stopnia zamortyzowania pojazdu w momencie planowanego wycofania. Im wyższy stopień zamortyzowania, tym mniejsza będzie potencjalna podstawa opodatkowania VAT oraz mniejszy koszt podatkowy w przypadku przyszłej sprzedaży pojazdu. Przedsiębiorcy powinni rozważyć opóźnienie wycofania pojazdu do momentu jego pełnego zamortyzowania.

Ważnym elementem strategii optymalizacyjnej jest również analiza planów dotyczących przyszłego wykorzystania pojazdu. Jeśli przedsiębiorca planuje sprzedaż pojazdu w krótkim terminie po wycofaniu, warto rozważyć alternatywne rozwiązania, takie jak sprzedaż pojazdu bezpośrednio z działalności gospodarczej przed jego wycofaniem na cele prywatne.

Strategie optymalizacji podatkowej obejmują:

• Analiza momentu wycofania pojazdu
• Ocena stopnia zamortyzowania środka trwałego
• Planowanie przyszłej sprzedaży pojazdu
• Wykorzystanie możliwości korekty VAT
• Analiza alternatywnych rozwiązań

W przypadku pojazdów wykorzystywanych w działalności mieszanej, gdzie podatnik odliczał 50 procent VAT, istotne znaczenie ma możliwość skorzystania z korekty podatku naliczonego. Właściwe wykorzystanie tej możliwości może prowadzić do optymalizacji obciążeń VAT przy wycofaniu pojazdu z działalności gospodarczej.

Przedsiębiorcy prowadzący działalność w formie spółki osobowej powinni dodatkowo uwzględnić specyfikę rozliczania wycofania pojazdu w kontekście zasad opodatkowania wspólników. Różne formy prawne prowadzenia działalności mogą wymagać odmiennego podejścia do rozliczenia konsekwencji podatkowych wycofania środka trwałego.

Najczęstsze błędy i jak ich unikać

Praktyka pokazuje, że przedsiębiorcy popełniają szereg charakterystycznych błędów przy wycofywaniu samochodów firmowych z działalności gospodarczej. Najczęstszym błędem jest nieprawidłowe udokumentowanie procedury wycofania, co może prowadzić do problemów podczas ewentualnych kontroli podatkowych oraz utrudnić prawidłowe rozliczenie konsekwencji podatkowych.

Kolejnym powszechnym błędem jest nieprawidłowe ustalenie podstawy opodatkowania VAT przy wycofaniu pojazdu. Przedsiębiorcy często nie aktualizują ceny nabycia o bieżące ceny rynkowe, co może prowadzić do zaniżenia podstawy opodatkowania i potencjalnych dodomiarów podatkowych ze strony organów skarbowych.

Najczęstsze błędy przy wycofaniu pojazdu firmowego:

• Brak sporządzenia protokołu przekazania środka trwałego na potrzeby własne
• Nieprawidłowe ustalenie daty wycofania pojazdu z działalności
• Kontynuowanie naliczania odpisów amortyzacyjnych po wycofaniu
• Nieuwzględnienie obowiązku podatkowego w VAT
• Błędne rozliczenie sprzedaży pojazdu po wycofaniu
• Nieprawidłowe ustalenie wartości rynkowej dla celów VAT
• Brak dokumentacji dotyczącej części zamiennych z odliczonym VAT
• Nieuwzględnienie sześcioletniego okresu odpowiedzialności

Znaczącym błędem jest również nieuwzględnienie długoterminowych konsekwencji wycofania pojazdu, szczególnie zasady sześcioletniej odpowiedzialności podatkowej za przychody ze sprzedaży wycofanego pojazdu. Wielu przedsiębiorców nie jest świadomych tego obowiązku i nie przygotowuje odpowiedniej dokumentacji na przyszłość.

Błędy w rozliczeniu VAT często wynikają z nieprawidłowego zrozumienia przepisów dotyczących prawa do odliczenia podatku naliczonego. Przedsiębiorcy czasami nie uwzględniają faktu, że obowiązek podatkowy powstaje również w przypadku odliczenia VAT od części składowych pojazdu, nawet jeśli sam pojazd został zakupiony bez prawa do odliczenia VAT.

Sposoby unikania najczęstszych błędów:

1. Przygotowanie kompletnej dokumentacji przed wycofaniem pojazdu
2. Konsultacja z doradcą podatkowym w skomplikowanych przypadkach
3. Właściwe ustalenie wartości rynkowej pojazdu na dzień wycofania
4. Analiza historii odliczeń VAT od pojazdu i jego części
5. Przygotowanie procedur na okres sześcioletniej odpowiedzialności

Aby uniknąć tych błędów, kluczowe jest właściwe przygotowanie do procedury wycofania pojazdu, w tym analiza wszystkich aspektów podatkowych oraz przygotowanie kompletnej dokumentacji. Warto również skonsultować planowane działania z doradcą podatkowym, szczególnie w przypadku pojazdów o wysokiej wartości lub skomplikowanych struktur własnościowych.

Aspekty praktyczne i przykłady rozliczeń

Praktyczne zastosowanie zasad wycofania samochodu firmowego najlepiej ilustrują konkretne przykłady rozliczeń uwzględniające różne scenariusze i sytuacje biznesowe. Każdy przypadek wymaga indywidualnego podejścia i uwzględnienia specyficznych okoliczności towarzyszących wycofaniu pojazdu z działalności gospodarczej.

W przypadku przedsiębiorcy będącego czynnym podatnikiem VAT, który zakupił pojazd z pełnym prawem do odliczenia podatku naliczonego, procedura wycofania będzie obejmować obowiązek rozliczenia VAT od całej wartości rynkowej pojazdu. Podstawę opodatkowania stanowi wartość rynkowa pojazdu w momencie wycofania, którą należy ustalić na podstawie aktualnych cen rynkowych podobnych pojazdów.

Inaczej sytuacja przedstawia się w przypadku przedsiębiorcy, który przy zakupie pojazdu skorzystał z częściowego odliczenia VAT w wysokości 50 procent. W takiej sytuacji podatnik ma możliwość dokonania korekty podatku naliczonego, co może prowadzić do optymalizacji obciążeń podatkowych związanych z wycofaniem pojazdu.

Szczególnie interesujący jest przypadek pojazdu zakupionego bez prawa do odliczenia VAT, ale do którego w trakcie użytkowania dokupywano części zamienne z odliczeniem podatku naliczonego. W takiej sytuacji obowiązek podatkowy w VAT powstaje jedynie w odniesieniu do wartości tych części składowych, od których podatnik odliczył VAT.

Praktyczne rozliczenie wymaga również uwzględnienia momentu powstania obowiązku podatkowego w VAT, który zgodnie z przepisami powstaje z chwilą wycofania pojazdu z działalności gospodarczej. Oznacza to konieczność wykazania tej operacji w deklaracji VAT za okres, w którym nastąpiło wycofanie pojazdu.

Przedsiębiorca prowadzący działalność transportową wycofał z firmy samochód dostawczy zakupiony trzy lata wcześniej z pełnym prawem do odliczenia VAT. Wartość początkowa pojazdu wynosiła 80 000 złotych netto plus VAT. W momencie wycofania wartość rynkowa została wyceniona na 45 000 złotych netto. Przedsiębiorca musiał rozliczyć VAT od kwoty 45 000 złotych oraz wykazać tę operację w deklaracji VAT za miesiąc wycofania pojazdu.

Kolejny praktyczny przykład dotyczy przedsiębiorcy, który wycofał samochód osobowy używany w działalności mieszanej:

Przedsiębiorca zakupił w 2021 roku samochód osobowy za 120 000 złotych netto, odliczając 50% VAT zgodnie z przepisami. W 2024 roku zdecydował się na wycofanie pojazdu, którego wartość rynkowa wynosiła 70 000 złotych. Przedsiębiorca miał możliwość dokonania korekty podatku naliczonego lub rozliczenia VAT od wycofania pojazdu według standardowych zasad, wybierając rozwiązanie korzystniejsze finansowo.

Długoterminowe konsekwencje wycofania pojazdu

Wycofanie samochodu firmowego z działalności gospodarczej niesie ze sobą długoterminowe konsekwencje podatkowe, które mogą wpływać na rozliczenia przedsiębiorcy przez kilka lat po samej czynności wycofania. Najistotniejszą z tych konsekwencji jest sześcioletni okres odpowiedzialności podatkowej za przychody ze sprzedaży wycofanego pojazdu.

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, każda sprzedaż wycofanego pojazdu w ciągu sześciu lat od pierwszego dnia miesiąca następnego po miesiącu wycofania musi być traktowana jako przychód z działalności gospodarczej podlegający opodatkowaniu. Ten okres jest liczony precyzyjnie i nie podlega skróceniu ani przedłużeniu.

Długoterminowe konsekwencje obejmują również konieczność prowadzenia odpowiedniej dokumentacji przez cały okres sześcioletniej odpowiedzialności. Przedsiębiorca musi zachować wszystkie dokumenty związane z wycofaniem pojazdu, jego wartością w momencie wycofania oraz wszelkie dokumenty mogące być przydatne przy ewentualnym rozliczeniu przyszłej sprzedaży.

Zarządzanie długoterminowymi konsekwencjami wymaga:

1. Prowadzenia rejestru wycofanych pojazdów z datami wycofania
2. Archiwizacji kompletnej dokumentacji na okres sześciu lat
3. Monitorowania statusu wycofanych pojazdów
4. Przygotowania procedur rozliczenia ewentualnej sprzedaży
5. Prowadzenia kalendarza terminów wygaśnięcia odpowiedzialności

Szczególnie istotne jest właściwe udokumentowanie wartości niezamortyzowanej pojazdu w momencie wycofania, ponieważ kwota ta może zostać rozliczona jako koszt podatkowy w momencie sprzedaży pojazdu. Brak odpowiedniej dokumentacji może uniemożliwić skorzystanie z tego prawa i prowadzić do wyższego opodatkowania przychodu ze sprzedaży.

W praktyce oznacza to konieczność prowadzenia dodatkowej ewidencji wycofanych pojazdów oraz monitorowania ich dalszych losów. Przedsiębiorcy powinni być świadomi, że nawet po zakończeniu działalności gospodarczej obowiązek podatkowy związany z wycofanymi pojazdami może nadal obowiązywać do końca sześcioletniego okresu.

Długoterminowe planowanie podatkowe powinno uwzględniać te konsekwencje już na etapie podejmowania decyzji o wycofaniu pojazdu. W niektórych przypadkach może być korzystniejsze opóźnienie wycofania pojazdu lub rozważenie alternatywnych rozwiązań, takich jak sprzedaż pojazdu bezpośrednio z działalności gospodarczej.

Najczęstsze pytania

Tak, samochód firmowy można wycofać w dowolnym momencie roku podatkowego. Kluczowe jest właściwe udokumentowanie daty wycofania oraz naliczenie ostatniego odpisu amortyzacyjnego za miesiąc, w którym nastąpiło wycofanie. Od następnego miesiąca nie nalicza się już odpisów amortyzacyjnych od tego pojazdu.

Odpowiedzialność podatkowa za wycofany pojazd trwa przez sześć lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następnego po miesiącu wycofania środka trwałego. W tym okresie każda sprzedaż pojazdu musi być rozliczona jako przychód z działalności gospodarczej podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Obowiązek rozliczenia VAT powstaje tylko wtedy, gdy przy nabyciu pojazdu lub jego części składowych przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT, niezależnie od tego, czy przedsiębiorca z tego prawa skorzystał. Dotyczy to zarówno pełnego, jak i częściowego odliczenia VAT od samochodu osobowego.

Niezamortyzowana wartość pojazdu w momencie wycofania może zostać rozliczona jako koszt podatkowy dopiero w momencie sprzedaży tego pojazdu. Nie dokonuje się korekty dotychczas ujętych w kosztach odpisów amortyzacyjnych, ale pozostała wartość księgowa może stanowić koszt przy przyszłej sprzedaży.

Wymagane są trzy podstawowe dokumenty: protokół przekazania środka trwałego na potrzeby własne, protokół likwidacji środka trwałego oznaczony symbolem LT oraz aktualizacja ewidencji środków trwałych z wykreśleniem pojazdu. Wszystkie dokumenty muszą zawierać dokładną datę wycofania pojazdu z działalności.

Opodatkowania VAT można uniknąć tylko wtedy, gdy przy nabyciu pojazdu i jego części składowych nie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT i przedsiębiorca faktycznie z tego prawa nie skorzystał. W przypadku wcześniejszego odliczenia VAT, nawet częściowego, powstaje obowiązek rozliczenia podatku przy wycofaniu pojazdu.