Kasa fiskalna 2025 - zwolnienia i obowiązki przedsiębiorców

Kasa fiskalna stanowi podstawowe narzędzie ewidencjonowania sprzedaży dla przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, każda sprzedaż na rzecz osób prywatnych podlega rejestracji na kasie fiskalnej, jednak ustawodawca przewidział szereg zwolnień z tego obowiązku. Od początku 2025 roku obowiązuje nowe Rozporządzenie Ministra Finansów dotyczące zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, które będzie obowiązywało w latach 2025-2027.

Nowe regulacje wprowadzają istotne zmiany w zakresie zwolnień przedmiotowych i podmiotowych, które mają bezpośredni wpływ na obowiązki przedsiębiorców. Znajomość aktualnych przepisów pozwala właściwie zaplanować działalność gospodarczą i uniknąć niepotrzebnych kosztów związanych z zakupem i obsługą kasy fiskalnej w sytuacjach, gdy nie jest to wymagane.

Porównanie zwolnień z kasy fiskalnej 2024-2025

Zwolnienia przedmiotowe z kasy fiskalnej w 2025 roku

Rozporządzenie w sprawie zwolnień z kas fiskalnych zwalnia z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie później niż do dnia 31 grudnia 2027 roku, wszystkie czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia. Załącznik ten obejmuje 58 pozycji różnych rodzajów działalności i transakcji, które mogą być prowadzone bez konieczności rejestracji na kasie fiskalnej.

Dostawa towarów w systemie wysyłkowym

Jednym z najważniejszych zwolnień przedmiotowych jest dostawa towarów w systemie wysyłkowym, realizowana pocztą lub przesyłkami kurierskimi. Zwolnienie to obejmuje sytuacje, gdy dostawca towaru otrzymuje w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej. Płatność musi być dokonana odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem.

Aby skorzystać ze zwolnienia dla sprzedaży wysyłkowej, należy spełnić następujące warunki:

1. Zapewnić bezgotówkową płatność za pośrednictwem banku lub poczty
2. Prowadzić szczegółową ewidencję transakcji z danymi nabywców
3. Zachować dowody płatności jednoznacznie identyfikujące transakcję
4. Udokumentować adres dostawy dla każdej przesyłki
5. Prowadzić rejestr wszystkich wysyłek z datami i wartościami

Warunkiem skorzystania z tego zwolnienia jest prowadzenie odpowiedniej ewidencji i posiadanie dowodów dokumentujących zapłatę, z których jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła płatność i na czyją rzecz została dokonana. Dokumentacja musi zawierać dane nabywcy, w tym jego adres, co pozwala na pełną identyfikację transakcji.

Świadczenie usług z płatnością bezgotówkową

Zwolnienie z kasy fiskalnej obejmuje również świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, pod warunkiem otrzymania płatności w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej. Podobnie jak w przypadku dostaw towarów, płatność musi być dokonana na rachunek bankowy podatnika lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej.

Z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę musi jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnie czynności dotyczyła płatność. To zwolnienie ma szczególne znaczenie dla usługodawców oferujących swoje usługi online lub pracujących zdalnie, którzy mogą przyjmować płatności wyłącznie w formie bezgotówkowej.

Grafik freelancer świadczący usługi projektowania logo dla klientów indywidualnych może korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej, jeśli wszystkie płatności przyjmuje przelewem na rachunek bankowy. Musi prowadzić ewidencję zleceń z danymi klientów i zachować potwierdzenia wpłat. Jeśli dodatkowo prowadzi sprzedaż B2B dla firm, ta część działalności nie wpływa na prawo do zwolnienia.

Usługi objęte zwolnieniem przedmiotowym

Katalog usług objętych zwolnieniem przedmiotowym jest bardzo szeroki i obejmuje między innymi:

• Usługi pocztowe i kurierskie
• Usługi telekomunikacyjne zgodne z definicją zawartą w ustawie o VAT
• Usługi finansowe i ubezpieczeniowe
• Usługi w zakresie edukacji z określonymi wyłączeniami
• Czynności notarialne
• Dostawa nieruchomości

Szczególną uwag należy zwrócić na usługi edukacyjne, które są objęte zwolnieniem z określonymi wyłączeniami. Zwolnienie nie dotyczy usług w zakresie pozaszkolnych form edukacji sportowej oraz zajęć sportowych i rekreacyjnych, usług świadczonych przez szkoły tańca i instruktorów tańca, a także usług świadczonych przez szkoły nauki jazdy.

Dostawa środków trwałych i nieruchomości

Zwolnienie przedmiotowe obejmuje również dostawę towarów i świadczenie usług, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji. Warunkiem skorzystania z tego zwolnienia jest udokumentowanie czynności w całości fakturą.

Dostawa nieruchomości również jest objęta zwolnieniem z kasy fiskalnej, co ma szczególne znaczenie dla deweloperów, pośredników w obrocie nieruchomościami oraz innych podmiotów zajmujących się transakcjami na rynku nieruchomości.

Zwolnienia podmiotowe z kasy fiskalnej w 2025 roku

Rozporządzenie w sprawie zwolnień z kasy fiskalnej określa również zakres zwolnienia podmiotowego, które dotyczy przedsiębiorców o niewielkich obrotach. Zwolnieniu z kasy podlegają podmioty, u których obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku 20 000 złotych.

Zasady ustalania limitu zwolnienia podmiotowego

Podatnicy rozpoczynający działalność gospodarczą w trakcie roku 2025 ustalają limit w proporcji do okresu prowadzenia działalności. Oznacza to, że jeśli działalność została rozpoczęta w połowie roku, limit 20 000 złotych należy podzielić proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności.

Proces ustalania prawa do zwolnienia podmiotowego przebiega następująco:

1. Oblicz łączny obrót na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych z poprzedniego roku
2. Sprawdź, czy obrót nie przekroczył 20 000 zł (netto dla podatników VAT)
3. Upewnij się, że w poprzednim roku nie byłeś obowiązany do stosowania kasy fiskalnej
4. Złóż odpowiednie oświadczenie o korzystaniu ze zwolnienia
5. Monitoruj bieżące obroty, aby nie przekroczyć limitu w roku bieżącym

Zwolnienia podmiotowego z kasy fiskalnej nie stosuje się do podatników, którzy w poprzednim roku podatkowym byli obowiązani do ewidencjonowania lub przestali spełniać warunki do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania. Ta regulacja ma na celu zapobieganie sytuacjom, w których przedsiębiorcy celowo ograniczają obroty w jednym roku, aby w kolejnym roku skorzystać ze zwolnienia.

Metoda ustalania obrotu dla zwolnienia podmiotowego

Ustalając kwotę obrotu uprawniającego do zwolnienia z obowiązku stosowania kasy rejestrującej, należy zsumować cały obrót na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Nawet jeżeli przedsiębiorca równolegle prowadzi sprzedaż na rzecz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, obrotu z tego tytułu nie wlicza się przy ustalaniu kwoty uprawniającej do zwolnienia.

Czynni podatnicy VAT ustalając limit obrotu na kasę fiskalną powinni przyjąć obrót netto, czyli bez podatku VAT. W przypadku nievatowców należy wziąć pod uwagę całą wartość sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych.

Ta zasada ma istotne znaczenie praktyczne, ponieważ pozwala przedsiębiorcom prowadzącym działalność mieszaną - zarówno B2B jak i B2C - na precyzyjne ustalenie, czy kwalifikują się do zwolnienia podmiotowego z kasy fiskalnej.

Czynności wyłączone ze zwolnień z kasy fiskalnej

Rozporządzenie określa również zakres czynności, które nie podlegaj zwolnieniu z kasy fiskalnej, niezależnie od innych okoliczności. Od stycznia 2025 roku katalog ten obejmuje szeroki zakres dostaw towarów i świadczenia usług, które ze względu na swoją specyfikę wymagają obowiązkowej rejestracji na kasie fiskalnej.

Dostawy towarów wyłączone ze zwolnień

Obowiązek stosowania kasy fiskalnej dotyczy dostaw następujących kategorii towarów:

• Gaz płynny
• Części do silników oraz silniki do napędu pojazdów i motocykli
• Nadwozia do pojazdów silnikowych, przyczepy i naczepy
• Części i akcesoria do pojazdów silnikowych
• Komputery stacjonarne i przenośne, w tym laptopy i tablety oraz urządzenia peryferyjne
• Wyroby elektroniczne, w tym odbiorniki telewizyjne i radiowe, telefony, smartfony
• Wyroby optyczne, silniki elektryczne, prądnice i transformatory
• Sprzęt fotograficzny, w tym aparaty fotograficzne i kamery

Katalog obejmuje również wyroby tytoniowe, napoje alkoholowe o zawartości alkoholu powyżej 1,2 procent, perfumy i wody toaletowe, oraz wyroby przeznaczone do palenia lub wdychania bez spalania. Wyjątek stanowią towary dostarczane na pokładach samolotów, które są zwolnione z tego obowiązku.

Usługi wyłączone ze zwolnień

Obowiązek stosowania kasy fiskalnej dotyczy również świadczenia określonych kategorii usług:

1. Przewozy pasażerskie w samochodowej komunikacji
2. Usługi taksówek z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą
3. Naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon
4. Usługi wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych
5. Badania i przeglądy techniczne pojazdów
6. Opieka medyczna świadczona przez lekarzy i lekarzy dentystów
7. Usługi prawnicze i doradztwa podatkowego

Usługi osobiste i rozrywkowe

Katalog usług wyłączonych ze zwolnień obejmuje również:

• Usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne
• Usługi kulturalne i rozrywkowe w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe
• Usługi związane z rozrywką i rekreacją w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, dyskotek, sal tanecznych
• Mycie i czyszczenie samochodów
• Usługi parkingu samochodów i innych pojazdów

Szczególną kategorię stanowią usługi świadczone przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie bezgotówkowej i wydają towar lub usługę.

Wyjątki od obowiązku stosowania kasy fiskalnej

Pomimo szerokiego katalogu czynności wyłączonych ze zwolnień, rozporządzenie przewiduje również wyjątki, w których nawet te czynności mogą być zwolnione z obowiązku stosowania kasy fiskalnej. Wyjątki te dotyczą głównie sytuacji, gdy transakcje są w całości udokumentowane fakturą lub realizowane w określony sposób.

Wyjątki dla dostaw towarów

Obowiązek stosowania kasy fiskalnej nie dotyczy dostaw towarów wymienionych w katalogu wyłączeń, jeśli:

• Dostawa jest realizowana zgodnie z warunkami określonymi w załączniku do rozporządzenia
• Sprzedaż dotyczy określonych kategorii transakcji wymienionych w załączniku
• Dostawa jest dokonywana przez przedsiębiorstwo górnicze i w całości została udokumentowana fakturą
• Dostawa jest realizowana przy użyciu określonych typów urządzeń automatycznych

Wyjątki dla świadczenia usług

Podobnie w przypadku świadczenia usług, obowiązek stosowania kasy fiskalnej nie dotyczy:

• Usług świadczonych zgodnie z warunkami określonymi w załączniku przez określonych podatników
• Usług świadczonych wyłącznie przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość
• Usług, których rezultat jest przekazywany wyłącznie przy wykorzystaniu środków komunikacji na odległość
• Usług świadczonych na pokładach samolotów lub w określony sposób wymieniony w załączniku

Szczególnie istotne są wyjątki dotyczące usług finansowych, publicznego transportu zbiorowego oraz usług parkingowych świadczonych w określonych warunkach wymienionych w załączniku do rozporządzenia.

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej w praktyce

Przedsiębiorcy zwolnieni z obowiązku stosowania kasy fiskalnej muszą prowadzić odpowiednią ewidencję sprzedaży bezrachunkowej. Ewidencja ta stanowi podstawę do księgowania przychodów i rozliczania podatków, dlatego musi być prowadzona z należytą starannością i zgodnością z przepisami.

Zasady prowadzenia ewidencji

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej powinna zawierać wszystkie niezbędne informacje pozwalające na identyfikację transakcji i prawidłowe rozliczenie podatkowe. W systemach księgowych księgowanie przychodu na podstawie prowadzonej ewidencji sprzedaży bezrachunkowej wprowadza się za każdy dzień jako zsumowaną wartość sprzedaży w tym dniu lub w formie jednego wpisu sumującego miesięczną sprzedaż na koniec miesiąca.

Prawidłowe prowadzenie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej wymaga wykonania następujących kroków:

1. Rejestruj każdą transakcję sprzedaży w dniu jej wykonania
2. Zapisuj wartość sprzedaży netto i brutto oraz należny podatek VAT
3. Określ rodzaj towaru lub usługi zgodnie z klasyfikacją podatkową
4. Zachowaj dokumenty potwierdzające transakcję (paragony, faktury, dowody płatności)
5. Sporządzaj miesięczne podsumowania dla celów księgowych i podatkowych

Dokumentowanie transakcji

Data wystawienia oraz data sprzedaży w ewidencji to dzień, w którym uzyskany został księgowany przychód. W przypadku jednego wpisu na koniec miesiąca będzie to ostatni dzień miesiąca, w którym uzyskano księgowany przychód. Taki sposób ewidencjonowania pozwala na przejrzyste i systematyczne dokumentowanie wszystkich transakcji objętych zwolnieniem z kasy fiskalnej.

Przedsiębiorcy muszą zachować wszystkie dokumenty potwierdzające transakcje, szczególnie w przypadku sprzedaży wysyłkowej lub świadczenia usług z płatnością bezgotówkową, gdzie dokumentacja płatności stanowi podstawę do skorzystania ze zwolnienia.

Raporty okresowe i obowiązki sprawozdawcze

Przedsiębiorcy stosujący kasy fiskalne mają obowiązek sporządzania raportów okresowych, które stanowią podstawę do rozliczania podatków i kontroli przez organy skarbowe. Łączny raport okresowy powinien mieć nadany przez podatnika numer porządkowy wraz z oznaczeniem miesiąca i roku, którego dotyczy.

Księgowanie raportów z kasy fiskalnej

W celu zaksięgowania raportu z kasy fiskalnej należy uzupełnić wymagane dane zgodnie z podsumowaniem raportu z kasy fiskalnej. Jako nabywcę należy zaznaczyć opcję brak kontrahenta, ponieważ raport dotyczy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

W zaawansowanych opcjach księgowania jako rodzaj sprzedaży należy wybrać opcję RO, co oznacza rejestrację obrotu na kasie fiskalnej. To oznaczenie ma istotne znaczenie dla prawidłowego sporządzania deklaracji podatkowych i plików JPK.

Praktyczne aspekty stosowania zwolnień

Korzystanie ze zwolnień z kasy fiskalnej wymaga od przedsiębiorców znajomości szczegółowych przepisów i właściwej interpretacji warunków zwolnień. Błędna interpretacja może prowadzić do nieprawidłowego stosowania zwolnień i konsekwencji podatkowych.

Monitoring obrotów dla zwolnienia podmiotowego

Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia podmiotowego muszą na bieżąco monitorować wysokość swoich obrotów, aby nie przekroczyć limitu 20 000 złotych w roku podatkowym. Przekroczenie tego limitu oznacza obowiązek zakupu kasy fiskalnej w terminie dwóch miesięcy od końca miesiąca, w którym nastąpiło przekroczenie.

Monitoring obrotów powinien obejmować wyłącznie sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Sprzedaż B2B nie jest wliczana do limitu, co pozwala przedsiębiorcom na prowadzenie szerszej działalności bez utraty prawa do zwolnienia.

Dokumentacja dla zwolnień przedmiotowych

W przypadku korzystania ze zwolnień przedmiotowych kluczowe znaczenie ma właściwa dokumentacja transakcji. Szczególnie w przypadku sprzedaży wysyłkowej i świadczenia usług z płatnością bezgotówkową, przedsiębiorca musi posiadać pełną dokumentację potwierdzającą spełnienie warunków zwolnienia.

Dokumentacja musi jednoznacznie wskazywać na rodzaj wykonywanej czynności, sposób płatności, dane nabywcy oraz inne okoliczności istotne dla zastosowania zwolnienia. Brak odpowiedniej dokumentacji może skutkować utratą prawa do zwolnienia i koniecznością zastosowania kasy fiskalnej.

Przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy z dostawą kurierską może korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej, jeśli wszystkie płatności przyjmuje bezgotówkowo na rachunek bankowy. Musi jednak prowadzić szczegółową ewidencję zamówień i zachować dowody płatności oraz dokumenty przewozowe potwierdzające dostawę towarów do klientów.

Najczęstsze pytania

Tak, możesz korzystać ze zwolnienia podmiotowego, jeśli Twoja sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekracza 20 000 zł rocznie. Sprzedaż B2B nie jest wliczana do tego limitu, więc możesz prowadzić nieograniczoną sprzedaż dla firm zachowując prawo do zwolnienia.

Tak, sprzedaż internetowa z płatnością gotówkową przy odbiorze wymaga kasy fiskalnej. Zwolnienie z kasy fiskalnej dla sprzedaży wysyłkowej dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy płatność jest dokonywana w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej na rachunek sprzedawcy.

Aktualne zwolnienia przedmiotowe z kasy fiskalnej obowiązują do 31 grudnia 2027 roku. Zwolnienia podmiotowe są odnawiane corocznie, więc przedsiębiorcy muszą każdego roku sprawdzać, czy nadal spełniają warunki do zwolnienia na podstawie obrotów z poprzedniego roku.

Nie, usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne są wyraźnie wymienione w katalogu usług wyłączonych ze zwolnień z kasy fiskalnej. Oznacza to, że salony fryzjerskie i kosmetyczne muszą stosować kasy fiskalne niezależnie od wysokości obrotów lub sposobu płatności.

Po przekroczeniu limitu 20 000 zł masz dwa miesiące na zakupienie i uruchomienie kasy fiskalnej. Termin ten liczy się od końca miesiąca, w którym nastąpiło przekroczenie limitu. Nieprzestrzeganie tego terminu może skutkować sankcjami finansowymi ze strony organów kontrolnych.

Tak, zwolnienia przedmiotowe mogą dotyczyć tylko części prowadzonej działalności. Jeśli prowadzisz różne rodzaje działalności, niektóre mogą być objęte zwolnieniem przedmiotowym, a inne wymagać kasy fiskalnej. Musisz jednak prowadzić oddzielną ewidencję dla każdego rodzaju działalności i stosować odpowiednie zasady ewidencjonowania.