KSeF od 2026 roku - kompletny przewodnik po e-fakturowaniu

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadzony przez Ministerstwo Finansów stanowi rewolucyjną zmianę w sposobie dokumentowania transakcji gospodarczych w Polsce. Ten ogólnokrajowy program informatyczny umożliwia przedsiębiorcom wystawianie i otrzymywanie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie XML. System ma na celu centralizację procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez skierowanie ich do jednego centralnego miejsca, co znacznie usprawni wymianę dokumentów między kontrahentami.

Wprowadzenie KSeF oznacza przejście od tradycyjnego fakturowania papierowego i elektronicznego w różnych formatach do zunifikowanego systemu elektronicznego. Wszystkie faktury będą przepływać przez centralny system, co da fiskusowi bieżące informacje o dokonywanych przez podatników transakcjach zakupu i sprzedaży. Konsekwencją tego będzie uproszczenie i przyspieszenie kontroli na gruncie VAT, a także uszczelnienie podatku VAT i zwiększenie dochodów budżetu państwa.

Terminy wprowadzenia obowiązkowego KSeF

Ministerstwo Finansów ustaliło precyzyjny harmonogram wprowadzenia obowiązkowego fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur. Chociaż początkowo planowano wcześniejsze wdrożenie, ostateczne terminy zostały przesunięte, co daje przedsiębiorcom więcej czasu na przygotowanie się do zmian.

Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców w 2026 roku, ale wprowadzenie będzie etapowe. Największe podmioty będą musiały rozpocząć fakturowanie w KSeF już od 1 lutego 2026 roku. Dotyczy to podmiotów dużych, które w 2024 roku przekroczyły 200 milionów złotych obrotów. Te przedsiębiorstwa będą pierwszymi, które będą zobowiązane do pełnego przejścia na elektroniczne fakturowanie w systemie KSeF.

Dla wszystkich pozostałych podmiotów obowiązek fakturowania w KSeF rozpocznie się 1 kwietnia 2026 roku. To oznacza, że większość polskich przedsiębiorców będzie musiała przystosować swoje systemy fakturowania do nowych wymagań w pierwszym kwartale 2026 roku. Termin ten dotyczy zarówno małych, jak i średnich przedsiębiorstw, niezależnie od osiąganych przez nie obrotów.

Szczególne ulgi przewidziano dla najmniejszych podatników. W przypadku podmiotów, których transakcje obejmują niewielkie kwoty do łącznej wartości sprzedaży 10 tysięcy złotych brutto miesięcznie, termin wdrożenia zostanie odroczony do 1 stycznia 2027 roku. Ta grupa przedsiębiorców otrzymuje dodatkowy czas na dostosowanie się do nowych wymogów, co uwzględnia ich ograniczone możliwości techniczne i organizacyjne.

Najnowsze zmiany w przepisach o KSeF

17 czerwca Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw w temacie Krajowego Systemu e-Faktur. Projekt trafił następnie do Sejmu, wprowadzając szereg istotnych modyfikacji w funkcjonowaniu systemu.

Najważniejsze zmiany wprowadzone w najnowszych przepisach:

• Ograniczenie czasowe wystawiania faktur na kasach rejestrujących do 31 grudnia 2026 roku
• Nieobowiązkowe wskazywanie numeru KSeF przy płatnościach do końca 2026 roku
• Wprowadzenie dobrowolnego trybu offline dla problemów z przesłaniem faktury
• Ujednolicenie daty wystawiania faktur w trybie online i offline
• Możliwość wcześniejszego generowania certyfikatów wystawcy

Jedną z kluczowych zmian jest ograniczenie czasowe dla wystawiania faktur na kasach rejestrujących. Będzie to moliwe wyłącznie do 31 grudnia 2026 roku, co oznacza stopniowe wycofywanie tradycyjnych metod dokumentowania sprzedaży na rzecz elektronicznych rozwiązań. Po tym terminie wszystkie faktury będą musiały być wystawiane w systemie elektronicznym.

Przykład zastosowania trybu offline: Przedsiębiorstwo prowadzące sklep internetowy doświadcza awarii połączenia internetowego podczas wystawiania faktury dla klienta. Dzięki trybowi offline może wystawić fakturę lokalnie, a następnie przesłać ją do systemu KSeF po przywróceniu połączenia, zachowując oryginalną datę wystawienia dokumentu.

Ministerstwo Finansów wprowadza również elastyczność w zakresie wskazywania numeru KSeF przy realizacji płatności za fakturę. Nie będzie to obowiązkowe wyłącznie do 31 grudnia 2026 roku, co daje przedsiębiorcom czas na dostosowanie swoich systemów płatniczych do nowych wymagań. Po tym okresie wszystkie płatności będą musiały być powiązane z odpowiednimi numerami KSeF.

Istotnym udogodnieniem jest wprowadzenie dobrowolnego trybu offline. Podatnicy będą mieli możliwość stosowania tego trybu w przypadku problemów z przesłaniem faktury do KSeF. To rozwiązanie zapewnia ciągłość działania biznesu nawet w sytuacjach awarii systemu centralnego lub problemów z połączeniem internetowym.

Projekt przewiduje również ujednolicenie daty wystawiania faktur w KSeF. Zawsze, bez względu na to czy faktura będzie wystawiona w trybie online, czy w trybie offline, data wystawienia będzie zgodna z tą wskazaną w treści faktury przez wystawcę. To rozwiązanie eliminuje potencjalne problemy z różnymi datami w systemie i na dokumencie.

Podmioty objęte obowiązkiem KSeF

Krajowy System e-Faktur obejmie większość polskich przedsiębiorców, ale ustawa przewiduje szereg wyjątków od obowiązku wystawiania faktur w systemie. Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, obowiązek nie dotyczy faktur wystawianych przez podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju.

Podmioty zwolnione z obowiązku KSeF:

• Podatnicy bez siedziby działalności gospodarczej w Polsce
• Podatnicy bez stałego miejsca prowadzenia działalności w kraju
• Podmioty korzystające z procedur szczególnych VAT
• Przedsiębiorcy wystawiający faktury dla osób prywatnych (B2C)
• Podatnicy ze zwolnieniem VAT (limit 200 tys. złotych)
• Podmioty dokumentujące dostawy w procedurach OSS i IOSS

Zwolnienie obejmuje również podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, którzy posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, ale to stałe miejsce nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę. Ta regulacja uwzględnia specyfikę działalności międzynarodowych korporacji i ich polskich oddziałów.

Wyjątek dotyczy także podatników korzystających z procedur szczególnych określonych w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9 ustawy o VAT, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach. To rozwiązanie uwzględnia specyficzne wymagania międzynarodowego handlu i szczególnych form rozliczania VAT.

Faktury wystawiane na rzecz nabywców będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej również nie podlegają obowiązkowi KSeF. Ministerstwo Finansów nie wyklucza jednak możliwości dobrowolnego wystawiania faktur w KSeF dla osób prywatnych. Takie faktury mają być oznaczane kodem QR umożliwiającym anonimowy dostęp do faktury w Aplikacji Podatnika KSeF.

Zwolnienie obejmuje również przypadki odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s oraz podatników korzystających ze zwolnienia z VAT ze względu na nieprzekroczony limit obrotu 200 tysięcy złotych.

Funkcjonowanie systemu KSeF

Krajowy System e-Faktur działa w oparciu o zaawansowaną technologię umożliwiającą wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego. System automatycznie sprawdza, czy dokument jest zgodny ze standardem i właściwym schematem XML faktury, a następnie nadaje mu unikalny numer identyfikacyjny.

1. Przesłanie faktury do systemu - Wystawca przesyła fakturę w formacie XML do KSeF
2. Walidacja dokumentu - System sprawdza zgodność ze standardem XML
3. Nadanie numeru - Faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny KSeF
4. Wydanie UPO - Wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru
5. Udostępnienie odbiorcy - Faktura staje się dostępna dla nabywcy w systemie

Po przesłaniu faktury do systemu, wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), które potwierdza prawidłowe przyjęcie dokumentu przez system centralny. Odbiorca faktury uzyskuje dostęp do niej poprzez uwierzytelnienie się w KSeF lub podanie określonych danych dotyczących faktury w ramach dostępu anonimowego.

Do końca stycznia 2026 roku, zgodnie z art. 106na ust. 2 ustawy o VAT, otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Sposób wyrażenia tej zgody nie jest precyzyjnie określony w przepisach i pozostawia odbiorcy dowolność w formie jej udzielenia.

Przykład wyrażenia zgody na faktury KSeF: Firma ABC może wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur przez KSeF poprzez e-mail do dostawcy, oświadczenie w umowie handlowej lub nawet ustne potwierdzenie podczas negocjacji kontraktu. Ministerstwo Finansów nie narzuca konkretnej formy tej zgody.

Jeśli odbiorca nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktur przez KSeF, wystawca nadal może korzystać z systemu, ale powinien udostępnić dokument drugiej stronie transakcji w tradycyjny sposób - w formie papierowej lub elektronicznej. Ważne jest, że nabywca może wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych, nawet jeśli nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur w KSeF.

System umożliwia kilka różnych rodzajów uwierzytelnienia w zależności od rodzaju podmiotu. Przedsiębiorcy mogą korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub wygenerowanego przez Krajowy System e-Faktur tokenu dostępowego.

Korzyści z wykorzystania KSeF

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur przyniesie przedsiębiorcom szereg znaczących korzyści, które mają zachęcić do dobrowolnego korzystania z platformy przed wprowadzeniem obowiązku. Pierwszą i najważniejszą korzyścią jest zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji - tę odpowiedzialność przejmuje system KSeF na okres 10 lat.

Główne korzyści z korzystania z KSeF:

• Zwolnienie z archiwizacji faktur przez 10 lat
• Brak obowiązku przekazywania plików JPK_FA
• Skrócenie czasu zwrotu VAT z 60 do 40 dni
• Automatyzacja procesów księgowych
• Eliminacja błędów w fakturowaniu
• Natychmiastowa wymiana dokumentów
• Bezpieczeństwo interpretacyjne
• Redukcja kosztów papierowych i pocztowych

Przedsiębiorcy korzystający z KSeF otrzymają również zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu skarbowego. System automatycznie udostępnia wszystkie niezbędne informacje administracji skarbowej, eliminując potrzebę dodatkowego raportowania i zmniejszając obciążenia administracyjne.

Istotną zachętą finansową jest skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 do 40 dni. Ta korzyść może znacząco wpłynąć na płynność finansową przedsiębiorstw, szczególnie tych prowadzących działalność eksportową lub inwestycyjną, które regularnie występują o zwroty VAT.

System zapewnia również bezpieczeństwo interpretacyjne poprzez wprowadzenie jednolitego formatu faktury elektronicznej, takiego samego dla wszystkich użytkowników. Nabywca nie będzie mógł twierdzić, że faktury nie otrzymał, ponieważ będzie ona przesyłana natychmiast w czasie rzeczywistym, co znacznie usprawni wymianę korekt i reklamacji.

KSeF umożliwia większą automatyzację procesów fakturowania i księgowania, co oznacza znaczne skrócenie czasu potrzebnego na formalności przy rozliczeniach oraz zmniejszenie podatności na błędy przy wystawianiu faktur. Przedsiębiorcy zyskują także możliwość pobierania faktur kosztowych z systemu KSeF bez konieczności posiadania faktury w formie papierowej.

Proces wystawiania faktur w KSeF

Wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur składa się z kilku kluczowych etapów, które przedsiębiorcy muszą opanować przed wprowadzeniem obowiązkowego fakturowania. Pierwszy etap to przygotowanie merytoryczne faktury, które obejmuje określenie wszystkich wymaganych i opcjonalnych pól schemy faktury zgodnie ze standardem XML.

Kompletny proces wystawiania faktury w KSeF:

1. Przygotowanie merytoryczne faktury

   • Określenie danych sprzedawcy i nabywcy
   • Opisanie towarów lub usług
   • Wyliczenie kwot netto, VAT i brutto
   • Sprawdzenie zgodności z wymaganiami schemy XML

2. Przygotowanie techniczne dokumentu

   • Utworzenie pliku XML z danymi faktury
   • Sprawdzenie zgodności z formatem KSeF
   • Walidacja struktury dokumentu

3. Autoryzacja w systemie

   • Uwierzytelnienie za pomocą podpisu elektronicznego
   • Weryfikacja uprawnień użytkownika
   • Potwierdzenie tożsamości wystawcy

4. Przesłanie do KSeF

   • Wysłanie faktury do systemu centralnego
   • Otrzymanie potwierdzenia odbioru
   • Nadanie numeru referencyjnego faktury

5. Udostępnienie odbiorcy

   • Automatyczne przekazanie faktury nabywcy
   • Możliwość pobrania przez odbiorcę
   • Archiwizacja w systemie centralnym

Na tym etapie należy precyzyjnie określić nazwę i adres nabywcy, kompletne dane sprzedawcy, szczegółowy opis towarów lub usug, kwotę netto, właściwą stawkę podatku VAT, kwotę podatku VAT oraz końcową kwotę brutto. Wszystkie te informacje muszą być zgodne z wymaganiami schemy XML faktury ustrukturyzowanej.

Drugi etap to przygotowanie techniczne faktury, które polega na utworzeniu pliku XML zawierającego dane faktury w formacie zgodnym ze schematem KSeF. Ten proces wymaga odpowiedniego oprogramowania księgowego zintegrowanego z systemem lub bezpośredniego korzystania z aplikacji webowej KSeF.

Następnym krokiem jest autoryzacja użytkownika w KSeF. Osoba wystawiająca faktury musi posiadać odpowiednie uprawnienia do korzystania z systemu. Może to być realizowane poprzez kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, podpis zaufany lub token wygenerowany przez system.

Po autoryzacji następuje wysłanie faktury do KSeF i nadanie jej numeru systemowego. System automatycznie przeprowadza walidację faktury, sprawdzając jej zgodność z wymaganym formatem i zawartością. Jeśli faktura jest poprawna, zostaje przyjęta do KSeF i otrzymuje numer referencyjny stanowiący unikalny identyfikator w systemie.

Wymagania techniczne i organizacyjne

Przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur wymaga spełnienia określonych wymagań technicznych i organizacyjnych. Podstawowym warunkiem jest posiadanie odpowiednich narzędzi do uwierzytelnienia, takich jak kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowana pieczęć elektroniczna, podpis zaufany lub token wygenerowany przez system KSeF.

Przedsiębiorcy muszą również zapewnić odpowiednie oprogramowanie księgowe zintegrowane z KSeF lub przygotować się na korzystanie z aplikacji webowej systemu. Wejście do systemu KSeF może odbywać się bezpośrednio w systemie księgowym, jeśli jest dostosowany do integracji z platformą, lub poprzez stronę rządową Krajowego Systemu e-Faktur.

Istotnym elementem przygotowań jest instalacja certyfikatów do kodów QR. Od 1 listopada 2025 roku przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktury, które pozwolą na uwierzytelnienie się w systemie. Certyfikaty te są niezbędne do wystawiania e-faktur na wypadek awarii systemu i w trybie offline w okresie obligatoryjnego KSeF.

Przykład przygotowania technicznego: Średnie przedsiębiorstwo produkcyjne musi zaktualizować swój system ERP, wykupić kwalifikowany podpis elektroniczny dla księgowej, przeszkolić zespół z obsługi KSeF oraz przetestować integrację z systemem centralnym na fakturach testowych przed wprowadzeniem obowiązku.

Organizacje muszą również przygotować swoje procesy wewnętrzne do obsługi faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to przeszkolenie pracowników, dostosowanie procedur księgowych oraz zapewnienie odpowiedniej infrastruktury IT do obsługi wymiany danych z systemem centralnym.

Ministerstwo Finansów podkreśla, że zostanie zapewniona możliwość wcześniejszego wygenerowania oraz poboru certyfikatów wystawcy faktur w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF, a także gdy podatnik będzie czasowo korzystał z wystawiania faktur poza systemem centralnym.

Uprawnienia i zarządzanie dostępem

System KSeF wprowadza zaawansowany mechanizm zarządzania uprawnieniami, który umożliwia podatnikom elastyczne określanie, kto może wystawiać faktury w ich imieniu. Podatnik jako sprzedawca posiada pełne uprawnienia pierwotne i domyślne w systemie, które pozwalają mu na nadawanie uprawnień innym podmiotom.

Rodzaje uprawnień w systemie KSeF:

• Uprawnienia właścicielskie - pełne uprawnienia podatnika jako właściciela konta
• Uprawnienia do wystawiania faktur - możliwość tworzenia dokumentów w imieniu podatnika
• Uprawnienia do samofakturowania - możliwość wystawiania faktur przez nabywcę
• Uprawnienia dla biura rachunkowego - dostęp dla zewnętrznych księgowych
• Uprawnienia dla pracowników - dostęp dla konkretnych osób fizycznych

Te uprawnienia właścicielskie umożliwiają między innymi wskazywanie podmiotów, którzy mogą wystawiać faktury w procedurze samofakturowania jako nabywcy. Przedsiębiorca może również upoważnić biuro rachunkowe lub konkretne osoby fizyczne, na przykład pracowników biura rachunkowego, do wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych.

W przypadku współpracy z biurem rachunkowym, przedsiębiorca ma dwie opcje nadawania uprawnień. Może wskazać biuro rachunkowe jako podmiot uprawniony do wystawiania faktur, co umożliwia pośrednie przekazywanie uprawnień pracownikom biura. Alternatywnie może samodzielnie nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, nawet spoza swojej organizacji.

Jeśli faktury sprzedażowe są wystawiane przez biuro rachunkowe w imieniu przedsiębiorcy, nie jest konieczne upoważnienie każdego pracownika biura rachunkowego do wystawiania poszczególnych faktur. Wystarczy wskazanie biura jako podmiotu uprawnionego, a osoby fizyczne upoważnione przez to biuro mogą następnie wystawiać faktury w imieniu podatnika.

System umożliwia również samofakturowanie, gdzie podatnik może nadać uprawnienia nabywcom do wystawiania faktur w jego imieniu. Ta funkcjonalność jest szczególnie przydatna w przypadku stałych relacji handlowych i może znacznie uprościć procesy fakturowania między długoterminowymi partnerami biznesowymi.

Przejście z faktur papierowych na elektroniczne

Wprowadzenie KSeF oznacza stopniowe wycofywanie faktur papierowych z obrotu gospodarczego w Polsce. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, ustrukturyzowane faktury będą obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorców bez względu na osiągane obroty od stycznia 2027 roku, co oznacza praktyczne zniknięcie faktur papierowych z większości transakcji biznesowych.

Harmonogram wycofywania faktur papierowych:

1. Do kwietnia 2026 - faktury papierowe dopuszczalne dla wszystkich przedsiębiorców
2. Kwiecień 2026 - grudzień 2026 - faktury papierowe tylko dla podmiotów z obrotami do 10 tys. zł miesięcznie
3. Od stycznia 2027 - zakaz faktur papierowych dla wszystkich przedsiębiorców (z wyjątkami)
4. Trwałe wyjątki - faktury B2C, bilety, procedury OSS/IOSS pozostają poza systemem

Proces ten będzie przebiegał etapowo, dając przedsiębiorcom czas na dostosowanie swoich systemów i procesów. Do momentu wprowadzenia pełnego obowiązku, firmy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF, jednocześnie wystawiając część faktur w tradycyjny sposób. Ta elastyczność pozwala na stopniowe przechodzenie na nowy system bez zakłócania bieżącej działalności.

Ważne jest jednak, że z obowiązku fakturowania w KSeF zostaną trwale wyłączone określone kategorie dokumentów. Nie będą objęte systemem faktury konsumenckie (tzw. B2C), bilety które uznawane są za faktury, w tym paragony na autostradach płatnych, oraz faktury wystawiane w ramach procedur OSS i IOSS dotyczących handlu elektronicznego.

Przykład przejścia na faktury elektroniczne: Firma budowlana obecnie wystawia 80% faktur w formie papierowej. Plan przejścia: od stycznia 2026 testowanie KSeF na 20% faktur, od kwietnia 2026 obowiązkowe przejście na 100% faktur elektronicznych, od stycznia 2027 całkowite wyeliminowanie dokumentów papierowych z wyjątkiem faktur dla klientów indywidualnych.

Ministerstwo Finansów wdraża obligatoryjny obowiązek wystawiania faktur w KSeF od kwietnia 2026 roku, jednak z przedłużeniem okresu przejściowego do końca 2026 roku dla najmniejszych przedsiębiorców, u których suma obrotów brutto nie przekroczy 10 tysięcy złotych miesięcznie. To rozwiązanie uwzględnia ograniczone możliwości techniczne i organizacyjne mikroprzedsiębiorstw.

Przejście na faktury elektroniczne przyniesie korzyści nie tylko administracji skarbowej, ale również samym przedsiębiorcom poprzez automatyzację procesów, zmniejszenie kosztów archiwizacji i zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów.

Wpływ na systemy księgowe i OCR

Wprowadzenie KSeF może znacząco wpłynąć na obecnie używane systemy odczytywania danych z faktur. Wielu księgowych i przedsiębiorców korzysta obecnie z technologii OCR (Optical Character Recognition), czyli systemów odczytujących dane z obrazu faktury. Mimo że te rozwiązania przyspieszają proces księgowania, nadal są omylne i wymagają dokładnego sprawdzenia dat, numerów faktury, danych kontrahenta i księgowanych wartości.

Porównanie tradycyjnego OCR z systemem KSeF:

KSeF wprowadza jeden ustandaryzowany format faktury - tzw. faktura ustrukturyzowana w formacie XML. Oznacza to, że każda faktura wystawiana w formacie przygotowanym przez system będzie miała ujęte w sobie identyczne dane, włączając w to pozycje widniejące na fakturze. Ta standaryzacja daje możliwość odczytania danych z faktury przez systemy informatyczne bez wystąpienia błędów.

Technicznie oznacza to rewolucję w procesach księgowych. Dane z faktur ustrukturyzowanych mogą być automatycznie importowane do systemów księgowych bez ryzyka błędów w odczytywaniu numerów, kwot czy dat. Księgowi i przedsiębiorcy będą mogli skupić się na merytorycznym aspekcie rozliczeń zamiast na rozwiązywaniu problemów z błędnym odczytaniem przez OCR numerów faktury czy innych kluczowych danych.

Przykład wpływu na procesy księgowe: Biuro rachunkowe obsługujące 50 klientów obecnie poświęca 2 godziny dziennie na weryfikację i korektę błędów OCR. Po wdrożeniu KSeF ten czas zostanie wyeliminowany, a pracownicy będą mogli skupić się na analizie merytorycznej dokumentów i doradztwie podatkowym dla klientów.

Ta zmiana oznacza również, że inwestycje w zaawansowane systemy OCR mogą stać się mniej istotne, ponieważ faktury ustrukturyzowane dostarczają dane w formacie bezpośrednio czytelnym dla systemów informatycznych. Przedsiębiorstwa będą mogły zredukować koszty związane z weryfikacją i korektą błędów powstających podczas automatycznego odczytywania faktur.

Dobrowolne korzystanie z KSeF

Obecnie przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur pozostaje dobrowolne, co oznacza, że przedsiębiorcy mogą samodzielnie zdecydować, czy chcą z platformy korzystać. Ta dobrowolność pozwala firmom na stopniowe poznawanie systemu i przygotowanie się do obowiązkowego wdrożenia bez presji czasowej i bez zakłócania bieżących procesów biznesowych.

Opcje dobrowolnego korzystania z KSeF:

• Pełne przejście - wszystkie faktury wystawiane przez system
• Częściowe korzystanie - wybrane faktury w KSeF, pozostałe tradycyjnie
• Testowanie systemu - sporadyczne wystawianie faktur w celach szkoleniowych
• Stopniowe wdrażanie - sukcesywne zwiększanie udziału faktur elektronicznych
• Korzystanie sezonowe - wykorzystanie systemu w określonych okresach

Przedsiębiorcy mają możliwość częściowego dokumentowania w KSeF, co oznacza, że mogą wykorzystywać system do wystawiania niektórych faktur, jednocześnie kontynuując tradycyjne metody dla pozostałych transakcji. Ta elastyczność jest szczególnie cenna dla firm testujących nowe rozwiązania lub przechodzących stopniowo na cyfrowe procesy.

Dobrowolne rozpoczęcie korzystania z KSeF nie zobowiązuje przedsiębiorców do całkowitego wykorzystywania tego systemu. Zachowują pełną swobodę w decyzji i mogą w dowolnym momencie zaprzestać korzystania z KSeF, dopóki nie stanie się ono obowiązkowe. Ta możliwość pozwala na bezpieczne testowanie funkcjonalności systemu bez długoterminowych zobowiązań.

Ministerstwo Finansów przygotowało szereg zachęt finansowych i organizacyjnych, które mają motywować przedsiębiorców do dobrowolnego przystąpienia do systemu przed wprowadzeniem obowiązku. Korzyści te obejmują skrócenie terminów zwrotu VAT, zwolnienie z archiwizacji dokumentów oraz uproszczenie obowiązków sprawozdawczych.

Przedsiębiorcy korzystający dobrowolnie z KSeF mogą również lepiej przygotować swoje zespoły i procesy do nadchodzącej zmiany, co zmniejszy ryzyko problemów operacyjnych po wprowadzeniu obowiązkowego fakturowania elektronicznego.

Rola biur rachunkowych w KSeF

Biura rachunkowe odgrywają kluczową rolę w procesie wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur, a ich obowiązki wykraczają poza tradycyjne prowadzenie księgowości. Przede wszystkim biura muszą zapewnić, że oferowane klientom oprogramowanie do fakturowania jest w pełni zintegrowane z KSeF i umożliwia bezproblemową wymianę danych z systemem centralnym.

Zadania biur rachunkowych w kontekście KSeF:

• Zapewnienie integracji oprogramowania księgowego z systemem KSeF
• Opanowanie procedur pobierania faktur kosztowych z centralnej bazy
• Przeszkolenie pracowników w zakresie wystawiania faktur przez KSeF
• Dostosowanie procesów wewnętrznych do obsługi faktur ustrukturyzowanych
• Doradztwo dla klientów w zakresie wdrażania systemu
• Zarządzanie uprawnieniami dostępu do systemu w imieniu klientów

Biura rachunkowe powinny również opanować zasady pobierania faktur kosztowych z KSeF, co stanowi istotną zmianę w dotychczasowych procesach księgowania. System umożliwia automatyczne pobieranie faktur od dostawców bezpośrednio z centralnej bazy, eliminując konieczność otrzymywania i archiwizowania dokumentów papierowych lub w różnych formatach elektronicznych.

W roli podatnika biuro rachunkowe również wystawia faktury za swoje usługi, dlatego osoby odpowiedzialne za ten proces muszą być dobrze zaznajomione z procedurą wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF. To podwójne wyzwanie - obsługa systemu dla klientów oraz dla własnych potrzeb - wymaga kompleksowego przeszkolenia zespołu księgowego.

Modele współpracy biur rachunkowych z klientami w KSeF:

1. Model pełnych uprawnień biura - klient nadaje uprawnienia całemu biuru, które zarządza dostępem pracowników
2. Model uprawnień indywidualnych - klient bezpośrednio nadaje uprawnienia konkretnym pracownikom biura
3. Model mieszany - biuro obsługuje faktury kosztowe, klient samodzielnie wystawia faktury sprzedażowe
4. Model pełnej obsługi - biuro zarządza wszystkimi fakturami klienta (przychodowe i kosztowe)

Biura rachunkowe mogą przyjąć różne modele współpracy z klientami w zakresie KSeF. Pierwszy model zakłada, że klient nadaje uprawnienia całemu biuru rachunkowemu, które następnie wewnętrznie zarządza dostępem pracowników. Drugi model przewiduje bezpośrednie nadawanie uprawnień przez klienta konkretnym pracownikom biura rachunkowego.

Trzeci model współpracy polega na tym, że biuro rachunkowe obsługuje tylko faktury kosztowe, podczas gdy klient samodzielnie wystawia faktury sprzedażowe przez KSeF. Czwarty model zakłada pełną obsługę systemu przez biuro, włączając w to zarówno faktury przychodowe, jak i kosztowe klienta.

Najczęstsze pytania

Nie, obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Obowiązkowe fakturowanie w systemie rozpocznie się od 1 lutego 2026 roku dla podmiotów dużych z obrotami powyżej 200 mln złotych, a od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.

Główne korzyści to zwolnienie z archiwizacji faktur na 10 lat, brak obowiązku przekazywania plików JPK_FA, skrócenie czasu zwrotu VAT z 60 do 40 dni, większa automatyzacja procesów księgowych oraz bezpieczeństwo interpretacyjne poprzez jednolity format faktury.

Tak, w okresie dobrowolnego korzystania przedsiębiorcy mogą wystawiać część faktur przez KSeF, a część w tradycyjny sposób. Ta elastyczność pozwala na stopniowe przechodzenie na nowy system bez zakłócania bieżącej działalności.

Do korzystania z KSeF potrzebny jest kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowana pieczęć elektroniczna, podpis zaufany lub token wygenerowany przez system KSeF. Dodatkowo należy zapewnić odpowiednie oprogramowanie księgowe zintegrowane z systemem.

Tak, przedsiębiorca może upoważnić biuro rachunkowe lub konkretnych pracowników biura do wystawiania faktur w swoim imieniu. Możliwe jest nadanie uprawnień całemu biuru lub bezpośrednio wybranym osobom fizycznym.

Faktury papierowe będą stopniowo wycofywane z obrotu i znikną całkowicie od stycznia 2027 roku dla wszystkich przedsiębiorców. Wyjątek stanowią faktury konsumenckie B2C, bilety oraz faktury w ramach procedur OSS i IOSS.

KSeF znacząco ograniczy potrzebę korzystania z systemów OCR, ponieważ faktury ustrukturyzowane w formacie XML mogą być automatycznie odczytywane przez systemy księgowe bez błędów charakterystycznych dla technologii optycznego rozpoznawania znaków.