Księgowi w firmie: ile można zatrudnić i jak podzielić zadania

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma obowiązkami księgowo-podatkowymi, które mogą być wyzwaniem dla przedsiębiorców. W miarę rozwoju firmy rośnie również liczba dokumentów finansowych, faktur do zaksięgowania oraz skomplikowanych rozliczeń podatkowych. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy mogą skorzystać z pomocy kilku księgowych lub biur rachunkowych jednocześnie, aby lepiej zarządzać swoimi obowiązkami finansowymi.

Polskie przepisy nie nakładają ograniczeń co do liczby księgowych, którzy mogą obsługiwać jedno przedsiębiorstwo. Oznacza to, że przedsiębiorca ma pełną swobodę w wyborze formy wsparcia księgowego - może zatrudnić jednego księgowego, kilku specjalistów, skorzystać z usług biura rachunkowego lub nawet łączyć różne formy pomocy. Kluczowe jest jednak właściwe rozdzielenie kompetencji i odpowiedzialności między poszczególnymi fachowcami.

Czy księgowość jest obowiązkowa w każdej firmie

Wbrew powszechnym przekonaniom, żaden przedsiębiorca nie ma prawnego obowiązku korzystania z pomocy księgowego lub biura rachunkowego. Podobnie jak w przypadku doradców podatkowych czy prawników, przedsiębiorca może samodzielnie zajmować się wszystkimi sprawami finansowymi swojej firmy. Przepisy dają pełną swobodę w tym zakresie, pozwalając na wybór najbardziej odpowiedniej formy prowadzenia księgowości.

Praktyka pokazuje jednak, że polscy przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na współpracę z profesjonalnymi księgowymi. Wynika to przede wszystkim z rosnącej złożoności przepisów podatkowych i księgowych, które ulegają częstym zmianom. Przedsiębiorcy często nie posiadają wystarczającej wiedzy i doświadczenia, aby samodzielnie poradzić sobie z wszystkimi obowiązkami. Dodatkowo, skupienie się na prowadzeniu księgowości może odciągać ich od głównej działalności biznesowej.

Duża liczba nieustannie zmieniających się przepisów praktycznie wymusza korzystanie ze wsparcia zewnętrznego, szczególnie w przypadku większych firm. Przedsiębiorca może zdecydować się na okresową współpracę z księgowym, stałe wsparcie zewnętrzne lub zatrudnienie specjalisty na etacie. Dopuszczalne jest również wyznaczenie do prowadzenia księgowości pracownika, który nie jest zawodowym księgowym, ale posiada odpowiednią wiedzę i doświadczenie.

Prawidłowo prowadzona księgowość jest niezbędna w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości. Nawet w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej systematyczne prowadzenie dokumentacji finansowej zapewnia przedsiębiorcy pewność zachowania odpowiednich terminów przy wykonywaniu obowiązków wobec państwa i poszczególnych urzędów. W firmach zatrudniających pracowników i osiągających wysokie zyski księgowość staje się praktycznie niezbędna do prawidłowego funkcjonowania.

Przepisy dotyczące liczby księgowych w przedsiębiorstwie

Polskie prawo nie wprowadza żadnych ograniczeń dotyczących liczby księgowych lub biur rachunkowych, które mogą obsługiwać jedno przedsiębiorstwo. Oznacza to, że przedsiębiorca ma pełną swobodę w wyborze formy wsparcia księgowego, dostosowaną do specyfiki i potrzeb swojej działalności gospodarczej. Może zatrudnić jednego księgowego, kilku specjalistów o różnych kompetencjach, skorzystać z usług jednego lub kilku biur rachunkowych, a nawet łączyć różne formy pomocy.

W przypadku małych firm lub jednoosobowych działalności gospodarczych zazwyczaj wystarczające jest korzystanie z pomocy jednego księgowego lub niewielkiego biura rachunkowego. Liczba dokumentów finansowych w takich przedsiębiorstwach jest stosunkowo niewielka, więc przedsiębiorca nie musi martwić się o poszukiwanie dodatkowego wsparcia księgowego. Pojedynczy specjalista jest w stanie obsłużyć wszystkie potrzeby firmy w zakresie księgowości i rozliczeń podatkowych.

Zupełnie inaczej sytuacja wygląda w dużych firmach, które zazwyczaj działają w formie spółek prawa handlowego, na czele ze spółką z ograniczoną odpowiedzialnością i spółką akcyjną. Przy skomplikowanej i wielopoziomowej działalności gospodarczej większa liczba księgowych lub biur rachunkowych może okazać się nie tylko pomocna, ale wręcz niezbędna do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Wybór kilku księgowych lub kilku biur rachunkowych nie jest prawnie zakazany i nie wymaga żadnych dodatkowych formalności. Przedsiębiorca może podjąć taką decyzję w każdym momencie prowadzenia działalności gospodarczej. Kluczowe jest jednak właściwe przygotowanie takiej współpracy, aby uniknąć problemów wynikających z nakładania się kompetencji różnych specjalistów.

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na skorzystanie z pomocy kilku księgowych, powinien pamiętać o precyzyjnym rozdzieleniu zakresu kompetencji swoich doradców. Księgowi nie powinni wzajemnie wchodzić w swoje kompetencje, aby nie doszło do niepotrzebnego zamieszania, błędów księgowych lub podwójnego wykonywania tych samych czynności. Właściwe rozdzielenie zadań zapewnia efektywność pracy i minimalizuje ryzyko pomyłek.

Praktyczne aspekty współpracy z kilkoma księgowymi

Gdy przedsiębiorca zdecyduje się na współpracę z kilkoma księgowymi lub biurami rachunkowymi, kluczowe znaczenie ma poinformowanie wszystkich fachowców o takiej decyzji. Każdy księgowy powinien wiedzieć, że w firmie działają inni specjaliści odpowiedzialni za poszczególne obszary działalności gospodarczej. Taka transparentność pozwala na lepszą koordynację działań i uniknięcie konfliktów kompetencyjnych.

Przykładowo, jeden księgowy może być odpowiedzialny wyłącznie za obsługę finansowych spraw pracowniczych, drugi może kontrolować kwestie podatku VAT lub podatku dochodowego, a trzeci może sprawdzać finanse poszczególnych oddziałów firmy. Możliwości podziału zadań jest bardzo wiele i zależą od specyfiki działalności przedsiębiorstwa oraz jego struktury organizacyjnej.

1. Określ główne obszary działalności wymagające obsługi księgowej
2. Przypisz każdy obszar do konkretnego księgowego lub biura rachunkowego
3. Ustal jasne granice kompetencji i odpowiedzialności każdego specjalisty
4. Poinformuj wszystkich księgowych o strukturze współpracy w firmie
5. Stwórz system komunikacji między różnymi księgowymi w razie potrzeby
6. Regularnie monitoruj efektywność takiego podziału zadań

Warto podkreślić, że księgowi obsługujący różne obszary jednej firmy nie muszą pracować w izolacji. Przeciwnie, mogą i powinni ze sobą współpracować w sprawach wymagających szerszej perspektywy księgowej. Ważne jest jednak, aby taka współpraca odbywała się w ramach wcześniej ustalonych kompetencji i nie prowadziła do chaosu organizacyjnego.

Przedsiębiorca powinien również pamiętać o regularnym monitorowaniu efektywności takiego systemu współpracy. W przypadku problemów lub nieefektywności może być konieczne przeredagowanie zakresu obowiązków poszczególnych księgowych lub nawet zmiana niektórych specjalistów.

Odpowiedzialność księgowych w systemie wieloosobowym

Bardzo ważną kwestią w przypadku zatrudnienia kilku księgowych jest właściwe rozdzielenie odpowiedzialności za poszczególne działania księgowe. Zakres odpowiedzialności dotyczy konkretnego podmiotu, który zajmuje się określonym obszarem w firmie. Oznacza to, że każdy księgowy odpowiada wyłącznie za swój obszar kompetencji i nie może ponosić odpowiedzialności za błędy popełnione przez innych specjalistów.

Jeśli jeden księgowy popełni błąd i doprowadzi do powstania szkody po stronie przedsiębiorcy, inni księgowi nie mogą za niego odpowiadać, o ile nie mieli wpływu na takie zdarzenie. Taka zasada odpowiedzialności indywidualnej chroni specjalistów przed ponoszeniem konsekwencji za działania, na które nie mieli wpływu i które nie leżały w zakresie ich kompetencji.

Taka zasada odpowiedzialności ma kluczowe znaczenie dla sprawiedliwego traktowania księgowych i budowania zaufania w relacjach zawodowych. Księgowi mogą skupić się na swoich obszarach kompetencji, nie martwiąc się o ponoszenie konsekwencji za błędy popełnione przez innych specjalistów. Jednocześnie motywuje to do zachowania wysokiej jakości pracy w swoim zakresie obowiązków.

Przedsiębiorca powinien jasno określić zasady odpowiedzialności już na etapie nawiązywania współpracy z poszczególnymi księgowymi. Warto również uwzględnić te kwestie w umowach o współpracy lub regulaminach wewnętrznych, aby uniknąć sporów w przypadku wystąpienia problemów.

Koszty zatrudnienia kilku księgowych

Decyzja o zatrudnieniu kilku księgowych lub korzystaniu z pomocy kilku biur rachunkowych powinna być poprzedzona dokładną kalkulacją kosztów. Takie rozwiązanie generuje oczywiste dodatkowe wydatki, na które nie zawsze mogą pozwolić sobie polscy przedsiębiorcy. Większa liczba księgowych jest zazwyczaj domeną dużych podmiotów rynkowych, które mają wystarczające środki finansowe na opłacenie dodatkowej pomocy przy prowadzeniu spraw finansowych.

W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw zatrudnienie kilku księgowych często okazuje się nieopłacalne ekonomicznie. Koszt zatrudnienia jednego księgowego w małej firmie generującej niewielką liczbę faktur może zamykać się w kilkuset złotych miesięcznie. Większa liczba dokumentów finansowych i szerszy zakres prowadzonej działalności generują oczywiście wyższe koszty, liczone już w tysiącach złotych miesięcznie.

• Koszt zatrudnienia jednego księgowego w małej firmie: kilkaset złotych miesięcznie
• Koszt obsługi księgowej średniego przedsiębiorstwa: kilka tysięcy złotych miesięcznie
• Koszt zatrudnienia kilku księgowych: wielokrotność podstawowych kosztów
• Dodatkowe koszty koordynacji pracy między księgowymi
• Koszty systemów informatycznych dla kilku użytkowników

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na szeroką pomoc księgową, koszty te będą zwielokrotnione proporcjonalnie do liczby zatrudnianych fachowców. Dodatkowo mogą pojawić się koszty związane z koordynacją pracy między różnymi księgowymi, koniecznością zapewnienia dostępu do systemów informatycznych dla kilku użytkowników oraz większą złożonością procesów księgowych.

Warto również pamiętać o kosztach pośrednich, takich jak czas przedsiębiorcy poświęcony na koordynację pracy kilku księgowych, konieczność zapewnienia odpowiedniego wyposażenia stanowisk pracy czy dodatkowe koszty szkoleń i aktualizacji wiedzy dla większej liczby specjalistów.

Firma transportowa zatrudniająca 50 pracowników zdecydowała się na podział obsługi księgowej między trzech specjalistów. Pierwszy księgowy zajmuje się sprawami pracowniczymi i ZUS, drugi obsługuje faktury i rozliczenia VAT, a trzeci prowadzi księgi rachunkowe i sporządza sprawozdania finansowe. Miesięczny koszt takiej obsługi wynosi około 8000 złotych, ale firma zyskała większą pewność prawidłowego prowadzenia dokumentacji i szybszą obsługę wszystkich spraw księgowych.

Przykłady praktycznego zastosowania

Aby lepiej zrozumieć, jak w praktyce może wyglądać zatrudnienie kilku księgowych w jednym przedsiębiorstwie, warto przeanalizować konkretne przykłady. Pokazują one różne scenariusze i sytuacje, z jakimi mogą spotkać się przedsiębiorcy w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej.

Pierwszy przykład dotyczy dużej firmy transportowej, która planuje otwarcie drugiego oddziału przedsiębiorstwa. Do tej pory firma korzystała z pomocy jednego księgowego zatrudnionego na cały etat. W związku z rozwojem działalności obecny księgowy nie będzie w stanie obsługiwać nowego oddziału. Właściciel firmy zamierza zatrudnić dodatkowego fachowca, ale obecny księgowy twierdzi, że takie rozwiązanie nie jest dopuszczalne prawnie.

Stanowisko obecnego księgowego jest całkowicie błędne. Przepisy nie odnoszą się w żaden sposób do liczby zatrudnianych księgowych w jednej firmie. Przedsiębiorca może więc bez przeszkód zatrudniać dotychczasowego księgowego do obsługi głównej siedziby firmy i pierwszego oddziału, a także zatrudnić drugiego księgowego specjalnie dla drugiego oddziału. Taki podział zadań jest nie tylko legalny, ale również praktyczny i efektywny.

Trzeci przykad dotyczy małej firmy, której właściciel ze względu na kryzys finansowy podjął decyzję o zwolnieniu dwóch zatrudnionych księgowych i samodzielnym prowadzeniu spraw swojego przedsiębiorstwa. Znajomy przedsiębiorcy twierdzi, że takie działanie może stanowić naruszenie prawa, ponieważ firma która od początku posiadała pomoc księgową, nie może z niej zrezygnować.

Również to stanowisko jest błędne. Prawo pozwala na samodzielne prowadzenie księgowości przy każdym rodzaju działalności gospodarczej, niezależnie od tego, czy przedsiębiorca wcześniej korzystał z pomocy księgowych czy biur rachunkowych. Fakt uprzedniego zatrudniania specjalistów nie ma żadnego znaczenia prawnego i nie ogranicza swobody przedsiębiorcy w zakresie wyboru formy prowadzenia księgowości.

Alternatywy dla zatrudniania kilku księgowych

Zanim przedsiębiorca zdecyduje się na zatrudnienie kilku księgowych, warto rozważyć alternatywne rozwiązania, które mogą okazać się bardziej efektywne kosztowo i organizacyjnie. Jedną z opcji jest zatrudnienie jednego doświadczonego księgowego głównego i wsparcie go młodszymi specjalistami lub praktykantami. Taki model pozwala na zachowanie spójności księgowej przy jednoczesnym obniżeniu kosztów.

Innym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług profesjonalnego biura rachunkowego, które oferuje kompleksową obsługę księgową. Biura rachunkowe zatrudniają specjalistów z różnych obszarów - księgowych, doradców podatkowych, prawników - co pozwala na uzyskanie szerokiego wsparcia przy zachowaniu jednego punktu kontaktowego. Dodatkowo biura rachunkowe często oferują bardziej konkurencyjne ceny niż zatrudnianie kilku niezależnych księgowych.

Można również rozważyć model mieszany, polegający na zatrudnieniu jednego księgowego na etacie i korzystaniu z zewnętrznego wsparcia w określonych obszarach. Na przykład księgowy wewnętrzny może zajmować się bieżącymi sprawami firmy, a zewnętrzny specjalista może pomagać przy sporządzaniu sprawozdań finansowych czy skomplikowanych rozliczeniach podatkowych.

Warto również pamiętać o możliwości okresowego korzystania z pomocy dodatkowych księgowych w szczególnie intensywnych okresach, takich jak koniec roku podatkowego czy przygotowywanie sprawozdań finansowych. Taki model pozwala na elastyczne dostosowywanie poziomu wsparcia księgowego do aktualnych potrzeb firmy bez ponoszenia stałych wysokich kosztów.

Najczęstsze pytania

Tak, przepisy nie wprowadzają żadnych ograniczeń co do liczby księgowych obsługujących jedno przedsiębiorstwo. Możesz zatrudnić dowolną liczbę specjalistów, ale pamiętaj o właściwym podziale kompetencji między nimi.

Najlepiej przypisać każdemu księgowemu konkretny obszar działalności, na przykład sprawy pracownicze, podatki VAT, księgowość oddziałów. Ważne jest jasne określenie granic kompetencji i poinformowanie wszystkich specjalistów o strukturze współpracy.

Zatrudnienie kilku księgowych generuje znacznie wyższe koszty i jest zazwyczaj opłacalne tylko w dużych firmach z rozbudowaną działalnością. Małe i średnie przedsiębiorstwa powinny dokładnie przeanalizować stosunek kosztów do korzyści.

Każdy księgowy odpowiada wyłącznie za swój obszar kompetencji. Jeśli jeden specjalista popełni błąd, pozostali księgowi nie ponoszą za to odpowiedzialności, o ile błąd nie dotyczył ich obszaru działania.

Tak, możesz w każdym momencie zwiększyć lub zmniejszyć liczbę księgowych obsługujących Twoją firmę. Możesz również przejść z kilku księgowych na jednego specjalistę lub biuro rachunkowe bez żadnych ograniczeń prawnych.

Możesz rozważyć zatrudnienie jednego głównego księgowego ze wsparciem młodszych specjalistów, skorzystanie z usług biura rachunkowego oferującego kompleksową obsługę lub model mieszany łączący księgowego wewnętrznego z okresowym wsparciem zewnętrznym.

Tak, biura rachunkowe standardowo obsługują wielu przedsiębiorców jednocześnie. To jeden z głównych modeli działania takich firm, które zatrudniają zespoły specjalistów do obsługi różnych klientów.