Monitoring w zakładzie pracy - przepisy i zasady 2025

Monitoring w miejscu pracy budzi wiele kontrowersji i pytań zarówno wśród pracodawców, jak i pracowników. Słowo "monitoring" często wywołuje nieprzyjemne skojarzenia związane z ograniczeniem prywatności i swobody działania. Niemniej jednak, w dzisiejszych realiach gospodarczych istnieją sytuacje, w których wprowadzenie systemu obserwacji w zakładzie pracy jest nie tylko uzasadnione, ale wręcz konieczne dla zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony interesów firmy.

Kodeks pracy precyzyjnie określa ramy prawne dotyczące stosowania monitoringu przez pracodawców. Regulacje te mają na celu znalezienie równowagi między prawem pracodawcy do ochrony swojego mienia i zapewnienia bezpieczeństwa, a prawami pracowników do prywatności i godności osobistej. Każdy pracodawca rozważający wprowadzenie systemu monitoringu musi dokładnie zapoznać się z obowiązującymi przepisami, aby uniknąć naruszenia prawa i potencjalnych konsekwencji prawnych.

System monitoringu stanowi szczególną formę nadzoru, która może znacząco wpłynąć na atmosferę pracy i relacje między pracodawcą a pracownikami. Dlatego też jego wprowadzenie wymaga starannego przemyślenia, właściwego uzasadnienia oraz przestrzegania wszystkich procedur przewidzianych w przepisach prawa pracy. Nieprawidłowe zastosowanie monitoringu może skutkować nie tylko sankcjami administracyjnymi, ale także pogorszeniem klimatu organizacyjnego i zaufania w zespole.

Definicja monitoringu według Kodeksu pracy

Kodeksowe ujęcie monitoringu ma charakter restrykcyjny i odnosi się wyłącznie do rejestracji obrazu za pomocą środków technicznych. Oznacza to, że tradycyjne kamery bezpieczeństwa, systemy CCTV oraz inne urządzenia służące do wizualnej obserwacji i rejestracji wydarzeń w zakładzie pracy podlegają regulacjom określonym w Kodeksie pracy. Warto podkreślić, że definicja ta obejmuje nie tylko teren bezpośrednio związany z zakładem pracy, ale także obszary wokół niego, co może mieć istotne znaczenie dla firm posiadających własne parkingi, magazyny czy inne obiekty pomocnicze.

Istotnym ograniczeniem kodeksowej definicji monitoringu jest wyłączenie z jej zakresu nagrywania dźwięku. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w swoich wskazówkach dotyczących prowadzenia monitoringu wizyjnego jednoznacznie stwierdził, że przepisy o monitoringu nie zezwalają co do zasady na nagrywanie dźwięku. Takie uprawnienia posiadają jedynie służby porządkowe i specjalne na podstawie ustaw regulujących ich działalność.

Monitoring wizyjny w zakładzie pracy automatycznie wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych pracowników oraz innych osób przebywających na monitorowanym terenie. Proces ten obejmuje różnorodne działania, takie jak zapisywanie nagrań, ich przeglądanie, przechowywanie oraz ewentualne udostępnianie uprawnionym podmiotom. W związku z tym, do monitoringu odnoszą się wszystkie wymagania prawne dotyczące ochrony danych osobowych, wynikające z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych oraz przepisów szczególnych.

Pracodawca wprowadzający monitoring musi zatem pełnić rolę administratora danych osobowych i wypełniać wszystkie obowiązki z tym związane. Obejmuje to między innymi prowadzenie rejestru czynności przetwarzania, zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, informowanie osób, których dane są przetwarzane, oraz przestrzeganie zasad określonych w RODO, takich jak minimalizacja danych, ograniczenie celu czy rozliczalność.

Przesłanki wprowadzenia monitoringu

Kodeks pracy w art. 22² § 1 określa zamknięty katalog przesłanek, które mogą uzasadnić wprowadzenie monitoringu przez pracodawcę. Każda z tych przesłanek musi być dokładnie przeanalizowana i udokumentowana, ponieważ stanowi podstawę prawną dla ograniczenia prywatności pracowników.

Zapewnienie bezpieczeństwa pracowników stanowi jedną z najważniejszych przesłanek wprowadzenia monitoringu. Może to dotyczyć zakładów pracy, w których występuje podwyższone ryzyko wypadków, zagrożeń związanych z procesem produkcyjnym, czy też miejsc narażonych na działania przestępcze. Monitoring w takich przypadkach służy nie tylko dokumentowaniu potencjalnych zagrożeń, ale także może działać prewencyjnie, zniechęcając do zachowań mogących zagrozić bezpieczeństwu.

Ochrona mienia pracodawcy obejmuje zarówno zabezpieczenie przed kradzieżami zewnętrznymi, jak i wewnętrznymi. W praktyce oznacza to możliwość wprowadzenia monitoringu w miejscach, gdzie przechowywane są wartościowe przedmioty, surowce, produkty gotowe czy sprzęt firmowy. Szczególnie istotne jest to w przypadku firm produkcyjnych, gdzie pracownicy mają dostęp do kosztownych materiałów lub komponentów.

1. Przeprowadź analizę ryzyka w zakładzie pracy
2. Zidentyfikuj konkretne zagrożenia wymagające monitoringu
3. Oceń proporcjonalność planowanych środków do istniejących zagrożeń
4. Sprawdź czy nie można zastosować mniej inwazyjnych metod
5. Udokumentuj przesłanki uzasadniające wprowadzenie monitoringu

Kontrola produkcji jako przesłanka wprowadzenia monitoringu odnosi się przede wszystkim do zapewnienia jakości wytwarzanych produktów oraz przestrzegania procedur technologicznych. Może to być szczególnie istotne w branżach, gdzie błędy w procesie produkcyjnym mogą skutkować poważnymi konsekwencjami dla bezpieczeństwa użytkowników końcowych lub znacznymi stratami finansowymi.

Zachowanie w tajemnicy informacji dotyczy sytuacji, w których w zakładzie pracy przetwarzane są dane lub informacje o charakterze poufnym, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Może to obejmować know-how technologiczne, dane klientów, strategie biznesowe czy inne informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa.

Zakład produkujący sprzęt gospodarstwa domowego odnotował przypadki kradzieży, gdzie pracownicy wynosili z hali produkcyjnej wytworzone podzespoły. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji okazało się, że nie były to incydenty pojedyncze, lecz systematyczne działania skutkujące wymiernymi szkodami finansowymi. W takiej sytuacji wprowadzenie monitoringu wizyjnego było w pełni uzasadnione koniecznością ochrony mienia pracodawcy.

Miejsca wyłączone z monitoringu

Mimo że pracodawca może uznać, iż zachodzą przesłanki uzasadniające wprowadzenie monitoringu, istnieją miejsca, w których jego stosowanie jest zabronione lub znacznie ograniczone. Kodeks pracy wprowadza tutaj wyraźne ograniczenia mające na celu ochronę podstawowych praw pracowników.

Bezwzględny zakaz objęcia monitoringiem pomieszczeń związkowych ma fundamentalne znaczenie dla zachowania demokratycznych zasad funkcjonowania związków zawodowych. Organizacje te muszą mieć zagwarantowaną możliwość swobodnego prowadzenia swojej działalności, w tym organizowania spotkań, dyskusji i podejmowania decyzji bez obawy o ingerencję ze strony pracodawcy.

Druga grupa pomieszczeń objętych ograniczeniami to pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki oraz palarnie. Art. 22² § 2 Kodeksu pracy wprowadza tutaj zakaz co do zasady, ale przewiduje możliwość wyjątku przy spełnieniu określonych warunków.

Wprowadzenie monitoringu w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach i palarniach wymaga spełnienia łącznie kilku warunków:

• Zastosowanie monitoringu musi być niezbędne do realizacji jednego z celów określonych w art. 22² § 1 Kodeksu pracy
• Monitoring nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika
• Należy zastosować techniki uniemożliwiające rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób
• W przypadku pomieszczeń sanitarnych wymagana jest uprzednia zgoda zakładowej organizacji związkowej

Techniki uniemożliwiające rozpoznanie osób mogą obejmować różne rozwiązania techniczne, takie jak automatyczne rozmycie twarzy, obniżenie rozdzielczości obrazu w określonych obszarach, czy też zastosowanie algorytmów zamazujących charakterystyczne cechy pozwalające na identyfikację konkretnych osób. Celem tych rozwiązań jest pogodzenie potrzeby monitoringu z ochroną prywatności i godności pracowników.

Procedura wprowadzania monitoringu

Wprowadzenie monitoringu w zakładzie pracy nie może nastąpić w sposób arbitralny. Kodeks pracy w art. 22² § 6-9 szczegółowo określa procedurę, którą musi przestrzegać każdy pracodawca planujący wdrożenie systemu obserwacji.

Pierwszym krokiem w procedurze wprowadzania monitoringu jest formalne określenie jego parametrów w odpowiednim dokumencie wewnętrznym. Układ zbiorowy pracy ma pierwszeństwo przed regulaminem pracy, a regulamin przed obwieszczeniem. Dokument ten musi precyzyjnie określać:

• Cele, dla których monitoring jest wprowadzany
• Zakres terytorialny obejmujący konkretne pomieszczenia i obszary
• Sposób zastosowania, w tym rodzaj używanego sprzętu i zasady jego funkcjonowania
• Okres działania systemu monitoringu
• Osoby odpowiedzialne za nadzór nad systemem

1. Określ cele, zakres i sposób zastosowania monitoringu w odpowiednim dokumencie
2. Poinformuj wszystkich pracowników o wprowadzeniu monitoringu na 2 tygodnie przed uruchomieniem
3. Oznacz monitorowane pomieszczenia i tereny w sposób widoczny i czytelny
4. Przygotuj informację pisemną dla nowo zatrudnianych pracowników
5. Uruchom system monitoringu zgodnie z ustalonym harmonogramem
6. Zapewnij zgodność z wymogami RODO dotyczącymi przetwarzania danych osobowych

Obowiązek informowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu ma kluczowe znaczenie dla zachowania transparentności i zaufania w relacjach pracowniczych. Pracodawca musi poinformować wszystkich pracowników w sposób u niego przyjęty nie później niż 2 tygodnie przed uruchomieniem systemu. Informacja ta może być przekazana na różne sposoby, w zależności od praktyk komunikacyjnych obowiązujących w danej firmie.

Pracodawca planujący wprowadzenie monitoringu od 1 grudnia wysłał 14 listopada na skrzynki e-mail wszystkich pracowników szczegółową informację o tej decyzji. Wiadomość zawierała uzasadnienie wprowadzenia monitoringu, opis monitorowanych obszarów oraz prawa pracowników związane z przetwarzaniem ich danych osobowych. Taki sposób postępowania jest zgodny z kodeksowym wymogiem dwutygodniowego wyprzedzenia.

Oznaczenie monitorowanych pomieszczeń i terenów stanowi kolejny obowiązkowy element procedury. Oznaczenia muszą być widoczne i czytelne, wykonane za pomocą odpowiednich znaków graficznych lub ogłoszeń dźwiękowych. Muszą zostać umieszczone nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu, co daje dodatkowy czas na przygotowanie się pracowników do funkcjonowania w nowych warunkach.

Szczególną uwagę należy zwrócić na obowiązek przekazywania informacji o monitoringu nowo zatrudnianym pracownikom. Każda osoba rozpoczynająca pracę musi otrzymać na piśmie informację o ustalonych przez pracodawcę celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, i to przed dopuszczeniem do pracy. Oznacza to, że informacja ta powinna być przekazana już na etapie podpisywania umowy o pracę lub najpóźniej w pierwszym dniu pracy.

Zasady przetwarzania nagrań z monitoringu

Nagrania z systemu monitoringu stanowią szczególną kategorię danych osobowych, która wymaga przestrzegania rygorystycznych zasad przetwarzania. Kodeks pracy precyzyjnie określa ramy czasowe i celowe wykorzystania zarejestrowanego materiału.

Zasada celowości przetwarzania oznacza, że nagrania z monitoringu nie mogą być wykorzystywane do celów innych niż te, które uzasadniły wprowadzenie systemu obserwacji. Jeśli monitoring został wprowadzony w celu ochrony mienia, nagrania nie mogą być wykorzystywane na przykład do oceny wydajności pracy poszczególnych pracowników, chyba że taki cel był również wskazany w dokumentach wprowadzających system.

Trzymiesięczny okres przechowywania nagrań jest terminem maksymalnym w normalnych okolicznościach. Po jego upływie nagrania muszą zostać zniszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie. Pracodawca powinien wdrożyć procedury automatycznego usuwania starych nagrań, aby uniknąć przypadkowego przekroczenia dozwolonego okresu przechowywania.

• Nagrania mogą być przetwarzane wyłącznie do celów określonych przy wprowadzeniu monitoringu
• Podstawowy okres przechowywania wynosi maksymalnie 3 miesiące od rejestracji
• Po upływie okresu przechowywania nagrania muszą zostać zniszczone
• Dostęp do nagrań powinien być ograniczony do uprawnionych osób
• Każde udostępnienie nagrań musi być udokumentowane

Wyjątek od trzymiesięcznego terminu przechowywania dotyczy sytuacji, w których nagrania stanowią lub mogą stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa. W takich przypadkach termin przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia wszystkich postępowań, w których nagrania mogą być wykorzystane jako materiał dowodowy.

Pracodawca rozwiązał z pracownikiem umowę o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych, polegającego na kradzieży elementów mienia firmy. Dowodem w sprawie były nagrania z systemu monitoringu pokazujące moment wynoszenia skradzionych przedmiotów. Pracownik odwołał się do sądu pracy, żądając przywrócenia do pracy i odszkodowania. W tej sytuacji pracodawca ma prawo przechowywać nagrania stanowiące dowód do czasu uprawomocnienia się wyroku sądowego, a jeśli równolegle toczy się postępowanie o naprawienie szkody, nagrania można przechowywać do zakończenia wszystkich związanych postępowań.

Monitoring poczty elektronicznej i innych form komunikacji

Kodeks pracy w art. 22ł wprowadza odrębne regulacje dotyczące szczególnego rodzaju monitoringu, jakim jest kontrola służbowej poczty elektronicznej pracownika. Ten rodzaj nadzoru różni się znacząco od tradycyjnego monitoringu wizyjnego i podlega nieco odmiennym zasadom.

Przesłanki wprowadzenia monitoringu poczty elektronicznej są węższe niż w przypadku monitoringu wizyjnego. Dotyczą one przede wszystkim aspektów organizacyjnych związanych z efektywnym wykorzystaniem czasu pracy i prawidłowym korzystaniem z narzędzi udostępnionych przez pracodawcę. Nie obejmują one bezpośrednio kwestii bezpieczeństwa czy ochrony mienia, chociaż w praktyce te aspekty mogą być powiązane.

Kluczową kwestią w kontekście monitoringu poczty elektronicznej jest rozróżnienie między korespondencją służbową a prywatną. Kodeks pracy wprowadza domniemanie, że korespondencja prowadzona przez pracownika w ramach służbowej skrzynki poczty elektronicznej nie ma charakteru prywatnego, lecz jest prowadzona w imieniu pracodawcy. Domniemanie to może zostać obalone, jeśli pracownik otrzymał zgodę na wykorzystywanie służbowej skrzynki również do celów prywatnych.

W sytuacji, gdy służbowa skrzynka e-mail jest wykorzystywana za zgodą pracodawcy również do celów prywatnych pracownika, prowadzenie monitoringu staje się znacznie bardziej skomplikowane. W takim przypadku konieczne może być wcześniejsze zrzeczenie się przez pracownika prawa do tajemnicy korespondencji w odniesieniu do tej skrzynki, co rodzi dodatkowe wątpliwości prawne i praktyczne.

Art. 22ł § 4 Kodeksu pracy rozszerza zakres stosowania przepisów o monitoringu poczty elektronicznej na inne formy technologicznego nadzoru nad pracownikami. Może to obejmować różnorodne systemy i narzędzia wykorzystywane w nowoczesnych miejscach pracy:

• Kontrola korzystania przez pracowników z sieci Internet
• Systemy logowania GPS w samochodach służbowych
• Ewidencjonowanie czasu pracy przy użyciu zautomatyzowanych systemów
• Monitoring aktywności na komputerach służbowych
• Systemy śledzenia wykorzystania oprogramowania firmowego

Każda z tych form monitoringu musi być uzasadniona koniecznością realizacji celów określonych dla monitoringu poczty elektronicznej, czyli zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych narzędzi pracy.

Najczęstsze pytania

Tak, pracodawca może wprowadzić monitoring bez zgody pracowników, pod warunkiem że zachodzą przesłanki określone w Kodeksie pracy i zostanie zachowana właściwa procedura. Wymagane jest jednak poinformowanie pracowników o wprowadzeniu monitoringu co najmniej 2 tygodnie przed jego uruchomieniem oraz oznaczenie monitorowanych obszarów.

Nieprawidłowe wprowadzenie monitoringu może skutkować sankcjami administracyjnymi ze strony Urzędu Ochrony Danych Osobowych, odpowiedzialnością cywilną wobec pracowników oraz karną w przypadku naruszenia dóbr osobistych. Dodatkowo nagrania uzyskane z nielegalnego monitoringu nie mogą być wykorzystane jako dowód w postępowaniach prawnych.

Nie, kodeksowa definicja monitoringu obejmuje wyłącznie rejestrację obrazu i nie zezwala na nagrywanie dźwięku. Rejestracja rozmów pracowników może zostać uznana za nadmiarową formę przetwarzania danych osobowych i wiązać się z odpowiedzialnością prawną pracodawcy.

Nagrania z monitoringu mogą być przechowywane maksymalnie przez 3 miesiące od dnia ich zarejestrowania. Wyjątek stanowią sytuacje, gdy nagrania stanowią dowód w postępowaniu prawnym - wtedy termin przedłuża się do czasu prawomocnego zakończenia wszystkich związanych postępowań.

Tak, pracownik jako osoba, której dane osobowe są przetwarzane, ma prawo dostępu do nagrań z monitoringu na podstawie przepisów RODO. Pracodawca musi umożliwić realizację tego prawa, chociaż może ograniczyć dostęp ze względu na ochronę danych innych osób widocznych na nagraniach.

Nie, monitoring może być wprowadzony tylko w miejscach, gdzie jest to niezbędne do realizacji celów określonych w Kodeksie pracy. Bezwzględnie wyłączone są pomieszczenia związków zawodowych, a pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki i palarnie mogą być monitorowane tylko w wyjątkowych przypadkach przy spełnieniu dodatkowych warunków.