Uzupełnienie wynagrodzenia przy nieobecności nieusprawiedliwionej

Wyliczanie podstawy wymiaru zasiłków chorobowych może nastręczać trudności, szczególnie gdy pracownik w określonym miesiącu miał nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Pracodawcy często zastanawiają się, jakie wynagrodzenie należy przyjąć do wyliczenia podstawy wymiaru zasiłków w takich sytuacjach oraz czy konieczne jest uzupełnienie wynagrodzenia przy nieobecności nieusprawiedliwionej.

Problem ten dotyczy nie tylko samego wyliczenia kwoty zasiłku, ale również właściwego podejścia do różnych rodzajów nieobecności pracowniczych. Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy ma bowiem inne konsekwencje niż nieobecność usprawiedliwiona, co bezpośrednio wpływa na sposób kalkulacji podstawy wymiaru świadczeń z ubezpieczenia społecznego.

Właściwe rozumienie zasad uzupełniania wynagrodzenia ma kluczowe znaczenie dla pracodawców odpowiedzialnych za naliczanie i wypłacanie zasiłków chorobowych. Błędne wyliczenia mogą prowadzić do nieprawidłowych kwot świadczeń, co z kolei może skutkować koniecznością korekt i dodatkowych formalności z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Podstawa wymiaru zasiłków - zasady ustalania

Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, określana jako ustawa zasiłkowa, precyzyjnie reguluje zasady wyliczenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Przepisy te mają fundamentalne znaczenie dla prawidłowego naliczania świadczeń przysługujących pracownikom w okresie niezdolności do pracy.

Podstawowe zasady ustalania podstawy wymiaru zasiłków obejmują następujące kroki:

1. Określenie okresu, z którego wynagrodzenie jest uwzględniane w wyliczeniu (12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy)
2. Identyfikacja wszystkich składników wynagrodzenia podlegających uwzględnieniu w podstawie wymiaru
3. Analiza okresów nieobecności w poszczególnych miesiącach i ich kwalifikacja jako usprawiedliwione lub nieusprawiedliwione
4. Dokonanie ewentualnego uzupełnienia wynagrodzenia zgodnie z obowiązującymi zasadami
5. Obliczenie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku

Obecnie obowiązujące regulacje stanowią, że podstawę wymiaru zasiłku chorobowego pracownika stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. To oznacza, że przy wyliczaniu zasiłku należy brać pod uwagę wynagrodzenia z całego roku poprzedzającego moment zachorowania.

W sytuacji, gdy niezdolność do pracy powstała przed upływem okresu 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym ona powstała, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia. Ta regulacja dotyczy głównie nowo zatrudnionych pracowników, którzy nie przepracowali jeszcze pełnego roku w danej firmie.

Obowiązki pracownika przy nieobecnościach w pracy

Pracownik ma ustawowy obowiązek zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Ten obowiązek ma kluczowe znaczenie dla kwalifikacji nieobecności jako usprawiedliwionej lub nieusprawiedliwionej.

Zawiadomienie pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy powinno nastąpić w sposób określony w wewnętrznych przepisach prawa pracy ustanowionych u pracodawcy. Jeśli takie przepisy nie zostały uchwalone przez pracodawcę, zawiadomienie może być dokonane w różnych formach, co daje pracownikom pewną elastyczność w sposobie komunikacji.

Dopuszczalne formy zawiadomienia obejmują:

• Kontakt osobisty lub przez inną osobę
• Komunikację telefoniczną
• Kontakt za pośrednictwem innego środka łączności (e-mail, SMS)
• Przesłanie informacji drogą pocztową
• Wykorzystanie systemów elektronicznych stosowanych w firmie

Przykład: Pracownik Jan został hospitalizowany w trybie nagłym w piątek wieczorem z powodu zawału serca. Ze względu na stan zdrowia i brak możliwości kontaktu z rodziną przez pierwsze dwa dni, zawiadomił pracodawcę o nieobecności dopiero w poniedziałek przez żonę. Takie opóźnienie w zawiadomieniu będzie usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami zdrowotnymi.

Usprawiedliwienie nieobecności w pracy może nastąpić poprzez różne dokumenty i oświadczenia, w zależności od przyczyny nieobecności. Najczęstszym sposobem jest przedłożenie zaświadczenia lekarskiego, które potwierdza niezdolność do pracy z powodu choroby.

Rodzaje usprawiedliwionych nieobecności

Za usprawiedliwione okresy nieobecności w pracy uznaje się szeroki katalog sytuacji określonych w przepisach prawa pracy. Znajomość tego katalogu jest niezbędna dla prawidłowego kwalifikowania nieobecności i odpowiedniego wyliczania podstawy wymiaru zasiłków.

Główne kategorie usprawiedliwionych nieobecności obejmują:

• Okresy choroby - potwierdzone zaświadczeniem lekarskim
• Urlopy wypoczynkowe - wykorzystywane zgodnie z harmonogramem lub za zgodą pracodawcy
• Urlopy związane z rodzicielstwem - macierzyński, ojcowski, rodzicielski
• Urlopy opiekuńcze - na opiekę nad dzieckiem lub członkiem rodziny
• Zwolnienia związane z obowiązkami obywatelskimi - wezwania do sądu, urzędów
• Badania lekarskie - okresowe, kontrolne, związane z pracą
• Szkolenia BHP - obowiązkowe dla pracodawcy
• Działalność związkowa - w ramach uprawnień przewidzianych prawem

Do usprawiedliwionych nieobecności zalicza się również zwolnienie od pracy na poszukiwanie pracy, które przysługuje pracownikom w okresie wypowiedzenia, urlop z powodu działania siły wyższej, badania lekarskie okresowe i kontrolne oraz szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zwolnienia od pracy udzielane przez pracodawcę

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy szczegółowo reguluje sytuacje, w których pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi zwolnienia od pracy.

*Za wyjątkiem pełnienia funkcji ławnika

Zwolnienie od pracy przysługuje w związku z obowiązkiem stawienia się pracownika przed organem właściwym w zakresie powszechnego obowiązku obrony oraz przed organem administracji publicznej. Te sytuacje dotyczą wykonywania obowiązków obywatelskich, których pracownik nie może unikać.

Przykład sytuacji: Pracownica Anna otrzymała wezwanie do stawienia się w sądzie jako świadek w sprawie karnej. Pracodawca jest obowiązany udzielić jej zwolnienia od pracy na czas niezbędny do uczestnictwa w rozprawie. Jeśli rozprawa trwa cały dzień roboczy, Anna otrzyma zwolnienie na cały ten dzień bez zachowania prawa do wynagrodzenia, chyba że pełni funkcję ławnika.

Pracownik ma prawo do zwolnienia w związku z oddaniem krwi, prowadzeniem zajęć dydaktycznych oraz udziałem w charakterze członka rady nadzorczej działającej u zatrudniającego go pracodawcy na czas niezbędny do uczestniczenia w posiedzeniach tej rady.

Zasady uzupełniania wynagrodzenia dla celów zasiłkowych

Uzupełnienie wynagrodzenia na potrzeby ustalania podstawy wymiaru zasiłku jest procedurą stosowaną w określonych sytuacjach, gdy w miesiącu uwzględnianym w wyliczeniu wystąpiły różne rodzaje nieobecności pracownika. Procedura ta ma na celu zapewnienie sprawiedliwego wyliczenia świadczeń.

Proces uzupełniania wynagrodzenia przebiega według następujących kroków:

1. Identyfikacja rodzajów nieobecności - określenie, które nieobecności były usprawiedliwione, a które nie
2. Obliczenie faktycznego wynagrodzenia - ustalenie kwoty wypłaconej za przepracowane dni
3. Określenie normy czasu pracy - ustalenie liczby dni roboczych w miesiącu
4. Wyliczenie dziennego ekwiwalentu - podzielenie wynagrodzenia przez dni przepracowane
5. Uzupełnienie wynagrodzenia - pomnożenie dziennego ekwiwalentu przez skorygowaną normę czasu

Gdy w danym miesiącu pracownik jedynie pracował i był na urlopie wypoczynkowym, wynagrodzenie nie wymaga uzupełnienia. Urlop wypoczynkowy jest bowiem traktowany na równi z okresem wykonywania pracy, a wynagrodzenie za ten okres w pełni uczestniczy w wyliczeniu podstawy wymiaru zasiłku.

W przypadkach, gdy pracownik nie usprawiedliwi nieobecności w pracy, na potrzeby wyliczenia podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się wynagrodzenie osiągnięte w miesiącu, w którym pracownik miał nieusprawiedliwione nieobecności, bez uzupełniania jego wysokości za dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Minimalna podstawa wymiaru i składniki wynagrodzenia

Nawet w sytuacji nieusprawiedliwionych nieobecności pracownika zatrudnionego na pełny etat, podstawa wymiaru nie może być niższa niż kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia. Ta regulacja ma charakter ochronny i zapewnia minimalny poziom świadczeń.

Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 września 2024 roku w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2025 roku określa, że od 1 stycznia 2025 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wyniesie 4666 zł, a minimalna stawka godzinowa 30,50 zł.

Składniki wynagrodzenia uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku:

• Wynagrodzenie zasadnicze - podstawowa część wynagrodzenia
• Dodatki stałe - dodatek funkcyjny, za staż pracy, za warunki pracy
• Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy - w pełnej wysokości
• Premia uznaniowa - w kwocie faktycznie wypłaconej
• Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe - do wysokości średniej z 12 miesięcy
• Dodatek nocny - w pełnej wysokości
• Wynagrodzenie za czas przestoju - gdy przestój nie był z winy pracownika

Praktyczny przykład wyliczenia

Rozważmy sytuację pana Jakuba, który w lutym 2025 roku, będąc zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, był nieobecny w pracy z przyczyn zarówno usprawiedliwionych, jak i nieusprawiedliwionych. Ten przykład ilustruje praktyczne zastosowanie zasad uzupełniania wynagrodzenia.

Przypadek pana Jakuba - luty 2025:

Ubezpieczony przebywał na zwolnieniu lekarskim przez 5 dni roboczych od 3 lutego 2025 roku do 7 lutego 2025 roku oraz nie pojawił się w pracy 14 lutego 2025 roku z przyczyn nieusprawiedliwionych. Pracownik był obowiązany przepracować 20 dni roboczych, ale przepracował jedynie 14 dni. Za luty 2025 roku pan Jakub otrzymał wynagrodzenie pomniejszone o składki na ubezpieczenie społeczne w wysokości 4100 zł.

Szczegółowe wyliczenie uzupełnienia wynagrodzenia:

1. Analiza nieobecności w lutym 2025:

   • Dni robocze w miesiącu: 20
   • Zwolnienie lekarskie (usprawiedliwione): 5 dni
   • Nieobecnoć nieusprawiedliwiona: 1 dzień
   • Dni przepracowane: 14

2. Obliczenie dziennego ekwiwalentu wynagrodzenia:

   • Wynagrodzenie otrzymane: 4100 zł
   • Dzienny ekwiwalent: 4100 zł ÷ 14 dni = 292,85 zł

3. Ustalenie podstawy do uzupełnienia:

   • Norma czasu pracy: 20 dni
   • Minus nieusprawiedliwiona nieobecność: 1 dzień
   • Podstawa uzupełnienia: 19 dni

4. Wyliczenie uzupełnionego wynagrodzenia:

   • 292,85 zł × 19 dni = 5564,15 zł

Wynagrodzenie za luty 2025 roku po jego uzupełnieniu wynosi zatem 5564,15 zł. Ta kwota będzie uwzględniona w wyliczeniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego dla pana Jakuba.

Konsekwencje nieusprawiedliwionych nieobecności

Długotrwałe nieusprawiedliwione nieobecności pracownika w pracy będą znacząco wpływały na obniżenie podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Im więcej dni nieusprawiedliwionej nieobecności w miesiącach uwzględnianych w wyliczeniu, tym niższa będzie podstawa wymiaru świadczenia.

Możliwe konsekwencje nieusprawiedliwionych nieobecności:

• Finansowe:

  • Brak wynagrodzenia za dni nieobecności
  • Obniżenie podstawy wymiaru zasiłków chorobowych
  • Możliwość nałożenia kary pieniężnej

• Dyscyplinarne:

  • Upomnienie
  • Nagana
  • Kara pieniężna do wysokości jednodniowego wynagrodzenia

• Związane z zatrudnieniem:

  • Rozwiązanie umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia
  • Zwolnienie dyscyplinarne bez wypowiedzenia

Pracodawcy powinni prowadzić dokładną dokumentację wszystkich nieobecności pracowników, aby móc wykazać ich charakter w przypadku ewentualnych sporów. Właściwa dokumentacja jest również niezbędna dla prawidłowego wyliczania podstaw wymiaru zasiłków.

System kar dyscyplinarnych ma charakter progresywny, co oznacza, że za pierwsze naruszenia stosuje się łagodniejsze kary, a za powtarzające się wykroczenia surowsze. Pracodawcy muszą przestrzegać procedur przewidzianych w Kodeksie pracy przy wymierzaniu kar.

Najczęstsze pytania

Tak, nieusprawiedliwiona nieobecność zawsze wpływa na obniżenie podstawy wymiaru zasiłku. Dni nieusprawiedliwionej nieobecności nie są uwzględniane w liczbie dni, które pracownik był obowiązany przepracować, co skutkuje niższym wynagrodzeniem przyjmowanym do wyliczenia podstawy wymiaru.

Pracownik ma obowiązek zawiadomić pracodawcę o przyczynie nieobecności nie później niż w drugim dniu nieobecności. Jednak w szczególnych okolicznościach, takich jak obłożna choroba czy zdarzenie losowe, termin ten może być przedłużony. Ostateczna ocena należy do pracodawcy.

Nie, urlop wypoczynkowy nie wymaga uzupełnienia wynagrodzenia. Jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy przez pracownika. Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy w pełni uczestniczy w wyliczeniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego.

Jeśli pracownik miał w miesiącu nieobecność nieusprawiedliwioną trwającą co najmniej połowę czasu pracy, należy przyjąć za ten miesiąc wynagrodzenie faktycznie wypłacone bez uzupełniania. W przypadku krótszych nieobecności stosuje się zasady częściowego uzupełnienia.

Tak, nawet przy nieusprawiedliwionych nieobecnościach pracownika zatrudnionego na pełny etat podstawa wymiaru nie może być niższa niż kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę po odliczeniu 13,71% tego wynagrodzenia. Od stycznia 2025 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4666 zł.

W skład podstawy wymiaru zasiłku wchodzą wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, premia uznaniowa w wypłaconej kwocie, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, dodatek nocny oraz wynagrodzenie za czas przestoju. Wszystkie te składniki są uwzględniane w pełnej wysokości.

Tak, pracodawca może wymierzyć kary dyscyplinarne określone w Kodeksie pracy, takie jak upomnienie, nagana czy kara pieniężna. W przypadku rażących naruszeń możliwe jest rozwiązanie umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia lub zwolnienie dyscyplinarne.