Zasiłek chorobowy - składniki wynagrodzenia w podstawie wymiaru

Spis treści

Zasiłek chorobowy - składniki wynagrodzenia w podstawie wymiaru

Każdy ubezpieczony pracownik ma zagwarantowane prawo do pobierania zasiłku chorobowego w przypadku, gdy z powodu choroby lub wypadku staje się niezdolny do wykonywania swoich obowiązków zawodowych. Wysokość tego świadczenia wynosi standardowo 80% podstawy wymiaru zasiłku, jednak rzeczywiste obliczenie tej podstawy często sprawia trudności zarówno pracodawcom, jak i pracownikom.

Problem leży w złożoności przepisów regulujących sposób wyliczania podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Na jej wysokość wpływa wiele różnorodnych czynników, w tym okres, za który przeprowadzane są obliczenia, oraz struktura składników wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika. Kluczowe znaczenie ma fakt, że podstawa wymiaru zasiłku chorobowego nie zawsze odpowiada rzeczywistemu przeciętnemu wynagrodzeniu, które pracownik otrzymuje w praktyce.

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego obliczana jest na podstawie dochodów uzyskanych przez ubezpieczonego w ciągu 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Nie wszystkie składniki wynagrodzenia mogą jednak zostać uwzględnione w tej podstawie, co często zależy od wewnętrznych regulacji pracodawcy i charakteru poszczególnych świadczeń

Wysokość końcowego zasiłku chorobowego w znacznym stopniu zależy od polityki pracodawcy oraz sporządzonych przez niego wewnętrznych regulacji płacowych. To właśnie te dokumenty często decydują o tym, które składniki wynagrodzenia będą podlegały oskładkowaniu chorobowemu, a tym samym wpływały na wysokość przyszłych świadczeń chorobowych.

Podstawowe zasady wyliczania zasiłku chorobowego

Kompleksowe regulacje dotyczące zasad wyliczania zasiłku chorobowego zawarte są w Ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Zgodnie z art. 36 tej ustawy, podstawę wymiaru zasiłku przysługującego pracownikowi stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacane za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

System ten uwzględnia jednak różne sytuacje związane z długością okresu zatrudnienia pracownika. W przypadku gdy niezdolność do pracy powstała przed przepracowaniem pełnych 12 miesięcy, na przykład u osoby podejmującej pracę po raz pierwszy lub zmieniającej miejsce zatrudnienia, podstawę wymiaru stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia chorobowego.

Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia chorobowego, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby pracował pełny miesiąc kalendarzowy. Ta regulacja chroni nowych pracowników przed sytuacją, w której krótkookresowe zatrudnienie mogłoby negatywnie wpłynąć na wysokość przysługującego im świadczenia

Wyliczone w ten sposób przeciętne wynagrodzenie podlega pomniejszeniu o składki ZUS w wysokości 13,71% przychodu pracownika. Ta kwota odpowiada sumie składek emerytalno-rentowych oraz składki chorobowej, które są potrącane z wynagrodzenia pracownika. Tak obliczona podstawa nie może jednak być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia po pomniejszeniu o kwotę odpowiadającą tym składkom.

W 2025 roku wysokość minimalnego wynagrodzenia wynosi 4 666,00 zł, co oznacza, że najniższa możliwa podstawa wymiaru zasiłku chorobowego jest równa 4 026,29 zł. Obliczenie to wynika z pomniejszenia minimalnego wynagrodzenia o składki ZUS: 4 666,00 zł - (4 666,00 zł × 13,71%) = 4 026,29 zł.

Minimalna kwota świadczeń chorobowych jest naliczana proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika. Oznacza to, że osoby zatrudnione w niepełnym wymiarze czasu pracy otrzymają proporcjonalnie niższą minimalną podstawę wymiaru zasiłku, odpowiadającą ich rzeczywistemu wymiarowi etatu

Szczególne przypadki ustalania podstawy wymiaru

W praktyce funkcjonowania systemu ubezpieczeń społecznych często dochodzi do sytuacji, w których pracownicy korzystają z różnych rodzajów zasiłków społecznych w stosunkowo krótkich odstępach czasu. Mogą to być nie tylko zasiłki chorobowe, ale również opiekuńcze, macierzyńskie czy rehabilitacyjne. W takich przypadkach obowiązują specjalne zasady ustalania podstawy wymiaru kolejnych świadczeń.

Zgodnie z art. 43 ustawy o zasiłkach, jeżeli między okresami pobierania różnych zasiłków nie było przerwy albo przerwa ta była krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe, wówczas nie ustala się na nowo podstawy wymiaru zasiłku. Ta regulacja ma istotne praktyczne konsekwencje dla wysokości otrzymywanych świadczeń.

Oznacza to w praktyce, że jeżeli w okresie między pobieraniem zasiłków pracownik otrzymał podwyżkę wynagrodzenia, ale okres ten trwał krócej niż 3 miesiące, wówczas nowe, wyższe przychody nie będą brane pod uwagę przy obliczaniu podstawy wymiaru kolejnego zasiłku. Wspomniany okres pracy pomiędzy zasiłkami zostaje przerwany nawet jednym dniem spędzonym na zwolnieniu lekarskim, co może mieć znaczący wpływ na wysokość przyszłych świadczeń.

Regulacja dotycząca nieustalania na nowo podstawy wymiaru zasiłku ma na celu uproszczenie procedur administracyjnych, ale może prowadzić do sytuacji, w których pracownik otrzymuje świadczenie obliczone na podstawie niższego wynagrodzenia, mimo że jego aktualne zarobki są znacznie wyższe. Dlatego planując okresy korzystania z zasiłków, warto uwzględnić te przepisy

Dzienna wysokość zasiłku chorobowego

System obliczania dziennej wysokości zasiłku chorobowego został zunifikowany w sposób, który eliminuje różnice wynikające z różnej liczby dni w poszczególnych miesiącach. Wysokość zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu pracownikowi za 1 dzień absencji w pracy wynosi zawsze 1/30 część wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku.

To oznacza, że nie ma znaczenia, czy miesiącem, w którym pracownik skorzysta ze zwolnienia lekarskiego, będzie luty mający 28 dni czy marzec mający 31 dni. We wszystkich przypadkach dzienna wysokość zasiłku obliczana jest przez podzielenie podstawy wymiaru przez 30.

Praktyczny przykład obliczania zasiłku: Pan Jan w lutym przebywał na zwolnieniu chorobowym przez 3 dni. Podstawa wymiaru jego zasiłku została obliczona na 2 700,00 zł. Za każdy dzień niezdolności do pracy otrzyma on po 90,00 zł (2 700,00 zł ÷ 30 = 90,00 zł), a więc za 3 dni absencji otrzyma łącznie 270,00 zł zasiłku chorobowego.

Ta metoda obliczania zapewnia sprawiedliwość i przewidywalność wysokości świadczeń, niezależnie od tego, w którym miesiącu pracownik korzysta ze zwolnienia lekarskiego. Dzięki temu pracownicy mogą łatwo przewidzieć wysokość przysługującego im zasiłku, znając swoją podstawę wymiaru.

Składniki wynagrodzenia wliczane do podstawy wymiaru

Podstawową zasadą przy ustalaniu składników wynagrodzenia wliczanych do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego jest fakt, że uwzględniane jest wyłącznie wynagrodzenie faktycznie wypłacone przez pracodawcę. Niezależnie od określonej w umowie o pracę wysokości wynagrodzenia, jeżeli pracodawca nie wypłaci pracownikowi pensji za dany miesiąc, wtedy do podstawy wliczane jest minimalne wynagrodzenie za pracę za wspomniany okres.

Z tego powodu niewypłacenie wynagrodzenia w niektórych miesiącach uwzględnianych w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego powoduje wyłączenie tych miesięcy z obliczenia podstawy wymiaru zasiłku. Stanowisko to potwierdza wyrok Sądu Najwyższego o sygn. akt I UK 134/10, w którym uznano, że jeżeli nie doszło do wypłaty wynagrodzenia, to niezależnie od jego zasądzenia nie może ono zostać wliczone do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego.

W skład wynagrodzenia pracownika wchodzą różnorodne elementy wykraczające poza wynagrodzenie zasadnicze. Do podstawy zasiłku wliczane są również różnego rodzaju premie, prowizje, dodatki za pracę w porze nocnej czy dodatki za nadgodziny. Zasadą jest, że przy ustalaniu podstawy uwzględnia się wszystkie składniki wynagrodzenia, od których naliczona została składka chorobowa

Katalog składników wynagrodzenia wliczanych do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego obejmuje następujące elementy:

Wynagrodzenie zasadnicze będące podstawowym składnikiem wynagrodzenia
Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy wypłacane za okres wykorzystanego urlopu
Premie różnego rodzaju, zarówno regularne jak i uznaniowe
Prowizje stanowiące część wynagrodzenia uzależnioną od wyników sprzedaży
Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe przekraczające normalny czas pracy
Refundacje kosztów poniesionych w związku z wykonywaniem pracy
Dodatek nocny za pracę w porze nocnej
Wynagrodzenie za czas przestoju z przyczyn niezależnych od pracownika

Kluczowym kryterium decydującym o wliczeniu danego składnika wynagrodzenia do podstawy wymiaru zasiłku jest fakt odprowadzenia od niego składki na ubezpieczenie chorobowe. Jeżeli od danego świadczenia nie została pobrana składka chorobowa, nie może ono zostać uwzględnione w podstawie wymiaru, niezależnie od swojego charakteru

Składniki wyłączone z podstawy wymiaru zasiłku

Od generalnej zasady wliczania do podstawy wymiaru wszystkich składników wynagrodzenia oskładkowanych chorobowo istnieje szereg istotnych wyjątków. Niektóre składniki wynagrodzenia nie mogą zostać uwzględnione w podstawie mimo odprowadzenia od nich składek na ubezpieczenie chorobowe.

Do najważniejszych składników wyłączonych z podstawy wymiaru należy ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy. W odróżnieniu od wynagrodzenia za wykorzystany urlop, ekwiwalent wypłacany przy rozwiązaniu stosunku pracy nie jest wliczany do podstawy wymiaru przyszłych zasiłków chorobowych.

Kolejną grupę stanowią różnego rodzaju premie, nagrody i dodatki wypłacane pracownikowi w okresach pobierania zasiłku chorobowego. Jeżeli dane świadczenie jest wypłacane za okres, w którym pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim, nie może ono zostać uwzględnione w podstawie wymiaru kolejnych zasiłków.

W podstawie wymiaru zasiłków nie uwzględnia się świadczeń, od których nie została odprowadzona składka na ubezpieczenie chorobowe. Dotyczy to między innymi wynagrodzenia chorobowego wypłacanego przez pracodawcę za pierwsze dni choroby, świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz przychodów zwolnionych z oskładkowania ZUS

Szczegółowy katalog składników niewliczających się do podstawy wymiaru obejmuje:

Wynagrodzenie chorobowe wypłacane przez pracodawcę za pierwsze dni niezdolności do pracy
Świadczenia wypłacone z ubezpieczenia chorobowego, takie jak zasiłek chorobowy, opiekuńczy czy macierzyński
Przychody zwolnione z oskładkowania ZUS, na przykład nagrody jubileuszowe
Świadczenia wypłacane niezależnie od absencji pracownika w pracy
Świadczenia wypłacane niezależnie od indywidualnego wkładu pracy pracownika, lecz od wyników pracy zespołowej

Rodzaj składnika	Status oskładkowania	Wliczenie do podstawy	Przykłady
Wynagrodzenie zasadnicze	Oskładkowane	TAK	Pensja podstawowa
Premie regularne	Oskładkowane	TAK	Premia miesięczna
Ekwiwalent za urlop	Oskładkowane	NIE	Wypłata przy zwolnieniu
Nagrody jubileuszowe	Nieoskładkowane	NIE	Za staż pracy
Zasiłki ZUS	Nieoskładkowane	NIE	Chorobowy, macierzyński

Specyfika premii uznaniowych w podstawie wymiaru

Premie uznaniowe stanowią szczególną kategorię składników wynagrodzenia, której traktowanie w kontekście podstawy wymiaru zasiłku chorobowego wymaga odrębnego omówienia. Co do zasady, premie uznaniowe powinny być wliczane do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, jednak dotyczy to wyłącznie premii faktycznie wypłaconych, a nie tylko przyznanych czy obiecanych.

Sposób wliczania premii do podstawy wymiaru zależy od częstotliwości ich wypłacania. Premie miesięczne wlicza się do podstawy wymiaru w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru świadczenia.

W przypadku premii kwartalnych, wlicza się je do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w wysokości stanowiącej 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za 4 kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Ta metoda zapewnia równomierne rozłożenie premii kwartalnej na wszystkie miesiące roku.

Premie roczne wliczane są do podstawy wymiaru zasiłku w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym pracownik skorzystał z zasiłku chorobowego. Taki sposób kalkulacji pozwala na uwzględnienie premii rocznej w miesięcznej podstawie wymiaru świadczenia

Orzecznictwo wypracowało istotne stanowisko dotyczące klasyfikacji premii. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego o sygn. I UK 159/12, o sposobie wliczenia do przeciętnego wynagrodzenia decyduje charakter premii, czyli czy przysługuje za okresy miesięczne, kwartalne lub roczne, a nie realny okres, jaki pracownik przepracował w danym czasie.

Praktyczny przykład: Pracownik otrzymał premię roczną w wysokości 12 000 zł za rok 2024. Jeżeli w marcu 2025 roku skorzysta z zasiłku chorobowego, premia ta zostanie wliczona do podstawy wymiaru w wysokości 1 000 zł miesięcznie (12 000 zł ÷ 12 = 1 000 zł), niezależnie od tego, że została wypłacona jednorazowo.

Kluczowe znaczenie ma również to, czy premia przysługuje pracownikowi za okres niezdolności do pracy. Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania zasiłku chorobowego, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku.

Do podstawy wymiaru powinien być wliczany każdy rodzaj premii, pod warunkiem że nie jest rzeczywiście wypłacany za okresy absencji pracownika w pracy, za które przysługuje mu zasiłek, oraz że ulega pomniejszeniu za okres tych nieobecności. Ta zasada zapobiega podwójnemu finansowaniu okresów niezdolności do pracy

Praktyczne aspekty obliczania podstawy wymiaru

W praktyce obliczania podstawy wymiaru zasiłku chorobowego kluczowe znaczenie ma prawidłowa identyfikacja wszystkich składników wynagrodzenia oraz określenie ich charakteru pod kątem oskładkowania chorobowego. Pracodawcy muszą prowadzić szczegółową ewidencję wszystkich wypłaconych świadczeń, aby móc prawidłowo obliczyć podstawę wymiaru w przypadku wystąpienia niezdolności do pracy u pracownika.

Szczególną uwagę należy zwrócić na składniki wynagrodzenia o charakterze nieregularnym, takie jak premie kwartalne czy roczne. Ich prawidłowe rozliczenie wymaga uwzględnienia całego okresu referencyjnego oraz zastosowania odpowiednich przeliczników czasowych.

Ważnym aspektem jest również dokumentowanie wszystkich wypłat i potrąceń składek ZUS. W przypadku kontroli lub sporu dotyczącego wysokości zasiłku, pracodawca musi być w stanie przedstawić pełną dokumentację uzasadniającą sposób obliczenia podstawy wymiaru.

Zbierz dokumentację wszystkich wypłat z ostatnich 12 miesięcy
Zidentyfikuj składniki oskładkowane chorobowo
Wyłącz składniki nieuwzględniane w podstawie wymiaru
Oblicz przeciętne miesięczne wynagrodzenie
Pomniejsz o składki ZUS w wysokości 13,71%
Sprawdź czy podstawa nie jest niższa od minimum
Zastosuj współczynnik 80% dla zasiłku chorobowego

Najczęstsze pytania

Czy dodatek za pracę w soboty wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego?

Tak, dodatek za pracę w soboty wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, pod warunkiem że od tego składnika wynagrodzenia została odprowadzona składka na ubezpieczenie chorobowe. Wszystkie dodatki będące częścią wynagrodzenia i oskładkowane chorobowo są uwzględniane w podstawie wymiaru.

Co się dzieje gdy pracodawca nie wypłacił wynagrodzenia za jeden z miesięcy uwzględnianych w podstawie wymiaru?

Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, miesiąc w którym nie doszło do wypłaty wynagrodzenia zostaje wyłączony z obliczenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. W takim przypadku podstawa obliczana jest na podstawie pozostałych miesięcy, w których wynagrodzenie zostało faktycznie wypłacone.

Czy premia wypłacona podczas zwolnienia chorobowego wpływa na podstawę wymiaru kolejnych zasiłków?

Nie, premie i dodatki wypłacane za okresy pobierania zasiłku chorobowego nie są wliczane do podstawy wymiaru kolejnych świadczeń. Dotyczy to sytuacji, gdy składnik wynagrodzenia przysługuje pracownikowi za okres niezdolności do pracy i nie ulega pomniejszeniu za czas absencji.

Jak obliczana jest podstawa wymiaru dla pracownika zatrudnionego krócej niż 12 miesięcy?

Dla pracownika zatrudnionego krócej niż 12 miesięcy podstawę wymiaru stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia chorobowego. Jeśli niezdolność powstała przed upływem pełnego miesiąca, podstawą jest wynagrodzenie które pracownik osiągnąłby za pełny miesiąc.

Czy wysokość zasiłku chorobowego może być niższa od minimalnego wynagrodzenia?

Podstawa wymiaru zasiłku nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia pomniejszonego o składki ZUS. W 2025 roku minimalna podstawa wynosi 4026,29 zł, jednak zasiłek chorobowy stanowi 80 procent tej podstawy, więc może być proporcjonalnie niższy. Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy minimalna podstawa jest naliczana proporcjonalnie.