Jak rozliczyć pobyt pracownika w sanatorium - poradnik ZUS

Dofinansowanie pobytu pracownika w sanatorium przez pracodawcę budzi wiele wątpliwości dotyczących obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. Zakład Ubezpieczeń Społecznych w interpretacji indywidualnej z 1 sierpnia 2023 roku przedstawił jasne stanowisko w sprawie rozliczania takich świadczeń. Kluczowe znaczenie ma forma udzielanego przez pracodawcę wsparcia oraz sposób jego realizacji.

Pracodawcy coraz częściej wprowadzają do zakładowych układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania postanowienia dotyczące dofinansowania leczenia sanatoryjnego swoich pracowników. Takie działania mają na celu poprawę zdrowia załogi oraz zwiększenie atrakcyjności miejsca pracy. Jednak sposób realizacji takiego dofinansowania ma kluczowe znaczenie dla obowiązków składkowych pracodawcy.

Stan faktyczny rozpatrywanej sprawy

W analizowanej przez ZUS sytuacji pracownik odbył turnus w prywatnym sanatorium, korzystając z postanowień zawartych w zakładowym układzie zbiorowym pracy. Pracodawca zobowiązał się w tym dokumencie do pokrywania 90% kosztów pobytu pracownika w sanatorium na podstawie złożonego wniosku pracownika, udokumentowanego skierowaniem na leczenie sanatoryjne.

Procedura realizacji świadczenia wyglądała następująco: pracownik złożył odpowiedni wniosek wraz z dokumentacją medyczną, pracodawca zaakceptował wniosek, a dofinansowanie kosztów pobytu miało nastąpić ze środków obrotowych przedsiębiorstwa. Kluczowym elementem tej sprawy było to, że pracownik najpierw samodzielnie pokrył koszty pobytu w sanatorium, a następnie otrzymał od pracodawcy zwrot 90% poniesionych wydatków.

Pracodawca finansował świadczenie ze swoich środków obrotowych, co oznaczało, że koszty dofinansowania były ponoszone bezpośrednio przez przedsiębiorstwo. Taka forma organizacji świadczenia ma istotne konsekwencje dla sposobu jego rozliczania pod względem składkowym.

Pytanie pracodawcy i jego argumentacja

Pracodawca zwrócił się do ZUS z pytaniem, czy od przychodu pracownika z tytułu dofinansowania kosztów pobytu w sanatorium powinny zostać naliczone składki emerytalne i rentowe. W swojej argumentacji powołał się na § 2 ust. 1 pkt 26 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Wskazany przepis stanowi, że podstawy wymiaru składek nie stanowią korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.

Pracodawca wyraził pogląd, że w analizowanym przypadku składki nie powinny być odprowadzone, ponieważ świadczenie spełnia warunki określone w przywołanym przepisie rozporządzenia. Jego interpretacja zakładała, że dofinansowanie leczenia sanatoryjnego można traktować jako usługę częściowo odpłatną, od której pracownik powinien być zwolniony z obowiązku opłacania składek.

Szczegółowe stanowisko ZUS w sprawie

Zakład Ubezpieczeń Społecznych uznał pogląd pracodawcy za nieprawidłowy i przedstawił szczegółowe uzasadnienie swojego stanowiska. ZUS wskazał, że zgodnie z art. 18 ust. 1 i 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Obejmuje to w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty, niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona.

ZUS szczegółowo przeanalizował przepis § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia, wskazując, że z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe korzystają jedynie te przychody, które spełniają łącznie dwa warunki: wynikają z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu oraz przybierają postać niepieniężną w formie zakupu po cenach niższych niż detaliczne lub formę usługi.

Kluczowa różnica między świadczeniami pieniężnymi a niepieniężnymi

ZUS podkreślił, że składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie powinny być naliczane wyłącznie od przychodu pracownika z tytułu zatrudnienia stanowiącego korzyść materialną wynikającą z układów zbiorowych pracy, która polega na umożliwieniu pracownikowi skorzystania z artykułów, przedmiotów lub usług za częściową odpłatnością. Częściowa odpłatność oznacza w tym przypadku partycypowanie pracownika, choćby symboliczne, w pokryciu kosztów zakupu niektórych artykułów, przedmiotów lub usług.

Pracownik uzyska efekt przewidziany w przepisie rozporządzenia wyłącznie wówczas, gdy pracodawca dokona zakupu towarów lub udostępni korzystanie z usług po cenie niższej od tej, którą pracownik musiałby uiścić w przypadku osobistego nabycia tych dóbr. W praktyce oznacza to, że wyłączeniu z podstawy wymiaru składek podlega wartość różnicy pomiędzy ceną nabycia usługi a ponoszoną przez pracownika odpłatnością.

W analizowanym przypadku pracodawca zaakceptował wniosek pracownika o zwrot 90% kosztów pobytu w sanatorium. Świadczenie pracodawcy polegało na dokonaniu wypłaty ze środków obrotowych przedsiębiorstwa na rzecz pracownika. Takie świadczenie ma formę pieniężną, co wyklucza możliwość zastosowania zwolnienia przewidzianego w rozporządzeniu.

ZUS jednoznacznie stwierdził, że w sytuacji, gdy pracownik dokonuje zakupu artykułu, przedmiotu bądź usługi, a następnie otrzymuje zwrot kwoty wydatkowanej na ten zakup, nie można zastosować wyłączenia przewidzianego w § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia.

Charakterystyka świadczeń niepieniężnych w prawie pracy

Cechą charakterystyczną świadczeń niepieniężnych, określanych też jako świadczenia w naturze, jest to, że podczas gdy świadczenie pieniężne jest ze swej istoty wprost wyrażone w pieniądzu, w przypadku świadczenia w naturze jego wartość pieniężna wymaga odrębnego ustalenia. Ta fundamentalna różnica ma kluczowe znaczenie dla sposobu rozliczania świadczeń pracowniczych.

W kontekście ustalania przychodu ze stosunku pracy należy odnotować, że zgodnie z art. 11 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, wartość pieniężną świadczeń w naturze określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.

Na gruncie stosunku pracy podstawowe znaczenie ma forma pieniężna świadczeń udzielanych pracownikowi. Zgodnie z art. 86 § 2 Kodeksu pracy, wypłaty wynagrodzenia dokonuje się w formie pieniężnej, a częściowe spełnienie wynagrodzenia w innej formie niż pieniężna jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy przewidują to ustawowe przepisy prawa pracy lub układ zbiorowy pracy.

Orzecznictwo Sądu Najwyższego w sprawie świadczeń w naturze

Sąd Najwyższy w wyroku z 5 listopada 2013 roku (II PK 41/13) wyjaśnił istotę ograniczeń dotyczących wypłaty wynagrodzenia w naturze. Przepis art. 86 § 2 Kodeksu pracy stanowi przeniesienie do polskiego prawa art. 4 ratyfikowanej przez Polskę Konwencji MOP nr 95 z dnia 1 lipca 1949 roku dotyczącej ochrony płacy, który ogranicza dopuszczalność wprowadzenia częściowej wypłaty wynagrodzenia w naturze.

Konwencja dopuszcza takie rozwiązania tylko w tych zawodach i przemysłach, gdzie ten rodzaj wypłaty jest ogólnie przyjęty w praktyce lub pożądany ze względu na charakter danego przemysłu lub zawodu. Jednocześnie konwencja kategorycznie zakazuje wypłaty w postaci spirytualiów lub narkotyków.

Według definicji słownikowej deputat to część uposażenia lub uposażenie dodatkowe wypłacone w naturze, na przykład opał, żywność czy węgiel. Uwzględniając odniesienie się w konwencji do określonych zawodów i przemysłów, chodzi przede wszystkim o świadczenie rzeczy wytwarzanych w tych gałęziach czy też w nich używanych, czyli wynagradzanie pracowników w części własną produkcją bądź zasobami wykorzystywanymi na potrzeby danej gałęzi.

Praktyczne wnioski dla pracodawców

Powracając do konkluzji interpretacji indywidualnej wydanej przez ZUS, należy stwierdzić, że pracodawca chcący umożliwić sobie i pracownikowi skorzystanie ze zwolnienia ze składek na ubezpieczenia społeczne musi zadbać o to, aby świadczenia udzielane pracownikowi miały formę niepieniężną. Oznacza to konieczność zmiany sposobu organizacji dofinansowania leczenia sanatoryjnego.

Aby skorzystać z wyłączenia przewidzianego w § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia, pracodawca powinien bezpośrednio zawierać umowy z ośrodkami sanatoryjnymi i pokrywać koszty leczenia pracowników, pobierając od nich jedynie częściową odpłatność. Taki model pozwoliłby na zastosowanie zwolnienia składkowego od wartości różnicy między pełnym kosztem usługi a kwotą uiszczoną przez pracownika.

Alternatywnym rozwiązaniem może być wprowadzenie systemu, w którym pracodawca zawiera umowy ramowe z wybranymi ośrodkami sanatoryjnymi, a pracownicy korzystają z usług po preferencyjnych cenach ustalonych przez pracodawcę. W takim przypadku różnica między ceną rynkową a ceną preferencyjną dla pracownika nie podlegałaby obciążeniu składkami na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Procedura prawidłowego rozliczania dofinansowania sanatoryjnego

Pracodawcy planujący wprowadzenie lub modyfikację systemu dofinansowania leczenia sanatoryjnego powinni uwzględnić następujące elementy organizacyjne i prawne:

1. Okrelenie w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania zasad dofinansowania leczenia sanatoryjnego
2. Ustalenie procedury składania wniosków przez pracowników wraz z wymaganą dokumentacją medyczną
3. Wprowadzenie systemu bezpośrednich rozliczeń z ośrodkami sanatoryjnymi lub preferencyjnych cen dla pracowników
4. Określenie wysokości partycypacji pracownika w kosztach leczenia
5. Ustalenie zasad dokumentowania i rozliczania świadczeń dla celów składkowych i podatkowych

Ważnym elementem jest również właściwe zakwalifikowanie świadczeń w deklaracjach składkowych składanych do ZUS. Pracodawca musi uwzględnić charakter świadczenia i zastosować odpowiednie zasady rozliczania zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Konsekwencje nieprawidłowego rozliczania świadczeń

Nieprawidłowe rozliczanie dofinansowania leczenia sanatoryjnego może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi dla pracodawcy. ZUS może przeprowadzić kontrolę i domagać się dopłaty składek wraz z odsetkami za zwłokę, jeśli stwierdzi, że pracodawca nieprawidłowo zastosował zwolnienia składkowe.

Dodatkowo, nieprawidłowe rozliczanie może prowadzić do problemów z organami podatkowymi, ponieważ świadczenia pracownicze podlegają również przepisom o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pracodawca pełni rolę płatnika podatku i musi prawidłowo obliczać oraz pobierać podatek od wszystkich przychodów pracowników.

Przykład nieprawidłowego rozliczania: Pracodawca wprowadził system zwrotu 80% kosztów leczenia sanatoryjnego i nie naliczał od tych kwot składek ZUS, argumentując, że świadczenie wynika z układu zbiorowego pracy. Po kontroli ZUS pracodawca musiał dopłacić składki za okres trzech lat wraz z odsetkami, co znacząco obciążyło budżet przedsiębiorstwa.

W przypadku wątpliwości co do prawidłowego rozliczania konkretnego świadczenia, pracodawca może zwrócić się do ZUS o wydanie interpretacji indywidualnej. Taka interpretacja zapewnia ochronę prawną przed ewentualnymi sankcjami, pod warunkiem działania zgodnie z jej treścią.

Alternatywne formy wsparcia zdrowotnego pracowników

Pracodawcy poszukujący efektywnych podatkowo i składkowo form wsparcia zdrowotnego swoich pracowników mogą rozważyć różne alternatywne rozwiązania. Jedną z opcji jest wprowadzenie systemu opieki medycznej w ramach pakietów medycznych oferowanych przez specjalistyczne firmy.

Innym rozwiązaniem może być utworzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, z którego można finansować różne formy wsparcia zdrowotnego dla pracowników i ich rodzin. Fundusz socjalny podlega odrębnym regulacjom prawnym i może oferować większą elastyczność w zakresie oferowanych świadczeń.

• Pakiety opieki medycznej oferowane przez zewnętrzne firmy
• Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych z przeznaczeniem na zdrowie
• Bezpośrednie umowy z placówkami medycznymi na preferencyjnych warunkach
• System bonów zdrowotnych do wykorzystania w wybranych placówkach
• Dofinansowanie składek na dobrowolne ubezpieczenia zdrowotne

Każde z tych rozwiązań ma różne konsekwencje prawne, podatkowe i składkowe, dlatego wymaga indywidualnej analizy i dostosowania do specyfiki danego przedsiębiorstwa.

Najczęstsze pytania

Tak, jeśli ma formę zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika. Składki ZUS nie są naliczane tylko wtedy, gdy pracodawca bezpośrednio opłaca usługi sanatoryjne, a pracownik ponosi częściową odpłatność.

Wymagane są: wniosek pracownika, skierowanie na leczenie sanatoryjne, dokumentacja kosztów pobytu, potwierdzenie akceptacji pracodawcy oraz dowody poniesienia wydatków przez pracodawcę lub pracownika.

Tak, zasady określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej stosują się do wszystkich form leczenia sanatoryjnego i uzdrowiskowego finansowanych przez pracodawcę.

Pracodawca musi bezpośrednio zawierać umowy z ośrodkami sanatoryjnymi i opłacać usługi, pobierając od pracowników jedynie częściową odpłatność. Zwrot kosztów poniesionych przez pracownika zawsze podlega składkom.

Nie, stanowisko ZUS dotyczy wszystkich form leczenia sanatoryjnego, niezależnie od tego, czy odbywa się w prywatnych, czy publicznych placówkach medycznych.