Procedura wprowadzenia e-akt w firmie - obowiązki pracodawcy

Wprowadzenie elektronicznych akt pracowniczych stanowi obecnie jedno z najważniejszych wyzwań dla polskich przedsiębiorstw. Cyfryzacja dokumentacji kadrowej nie jest jedynie trendem technologicznym, ale koniecznością wynikającą z dynamicznego rozwoju przepisów prawnych oraz rosnących oczekiwań pracowników wobec nowoczesnych rozwiązań. Proces przejścia z tradycyjnej dokumentacji papierowej na format elektroniczny wymaga szczegółowego planowania, zaangażowania wszystkich szczebli organizacyjnych oraz głębokiego zrozumienia obowiązujących regulacji prawnych.

Współczesne firmy muszą zmierzy się z wyzwaniami związanymi z przechowywaniem coraz większej ilości dokumentacji, zapewnieniem szybkiego dostępu do informacji oraz spełnieniem rygorystycznych wymagań dotyczących ochrony danych osobowych. Elektroniczne akta pracownicze oferują rozwiązanie tych problemów, jednocześnie otwierając nowe możliwości w zakresie efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi.

Korzyści z wdrożenia elektronicznych akt pracowniczych

Digitalizacja akt pracowniczych przynosi szereg wymiernych korzyści zarówno dla organizacji, jak i dla zatrudnionych w niej pracowników. Przede wszystkim elektroniczna forma dokumentacji znacząco ułatwia procesy związane z przechowywaniem i wyszukiwaniem informacji. Tradycyjne papierowe teczki pracownicze wymagają dużej ilości przestrzeni biurowej, są narażone na uszkodzenia mechaniczne, mogą zostać zagubione lub zniszczone w wyniku czynników zewnętrznych takich jak pożar czy zalanie.

Elektroniczne akta eliminują te zagrożenia, oferując bezpieczne przechowywanie w chmurze lub na serwerach z odpowiednimi zabezpieczeniami. Możliwość tworzenia automatycznych kopii zapasowych gwarantuje, że dokumentacja nie zostanie utracona nawet w przypadku awarii sprzętu. Dodatkowo, system wersjonowania pozwala na śledzenie wszystkich zmian wprowadzanych w dokumentach, co jest szczególnie istotne z punktu widzenia kontroli wewnętrznej i audytów.

Cyfryzacja dokumentacji kadrowej ma również pozytywny wpływ na środowisko naturalne. Redukcja zużycia papieru, tonerów do drukarek oraz innych materiałów biurowych wpisuje się w trendy związane ze społeczną odpowiedzialnością biznesu i zrównoważonym rozwojem. Firmy mogą wykorzystać ten aspekt w komunikacji marketingowej, podkreślając swoje zaangażowanie w ochronę środowiska.

Elektroniczne akta znacząco przyspieszają realizację procedur kadrowych. Pracownicy działu HR mogą błyskawicznie uzyskać dostęp do potrzebnych dokumentów, co skraca czas oczekiwania na różnego rodzaju zaświadczenia, kopie umów czy inne dokumenty. Możliwość zdalnego dostępu do systemu umożliwia pracę z dokumentacją z dowolnego miejsca, co jest szczególnie istotne w erze pracy hybrydowej i zdalnej.

Cyfrowe podpisywanie dokumentów stanowi kolejną znaczącą korzyść. Pracownicy nie muszą fizycznie przybywać do biura jedynie w celu złożenia podpisu na umowie, aneksie czy innych dokumentach. Może to być szczególnie istotne dla firm z oddziałami w różnych lokalizacjach lub dla pracowników pracujących zdalnie.

Podstawy prawne elektronicznej dokumentacji pracowniczej

Prowadzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej w Polsce jest szczegółowo uregulowane przez przepisy prawne, które określają precyzyjne wymagania dotyczące sposobu przechowywania, zabezpieczania oraz udostępniania dokumentów w formie cyfrowej. Podstawowym aktem prawnym regulującym te kwestie jest Kodeks pracy, który w swoich przepisach określa ogólne zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Szczegółowe regulacje zawarte są w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Ten akt prawny precyzyjnie określa, jakie dokumenty muszą znajdować się w aktach pracowniczych, w jakiej formie mogą być przechowywane oraz jakie wymagania techniczne muszą spełniać systemy do zarządzania elektroniczną dokumentacją.

Kluczowym aspektem prawnym jest wymóg stosowania podpisu elektronicznego oraz pieczęci elektronicznej dla dokumentów wymagających podpisu. Pracodawca musi wdrożyć odpowiednie rozwiązania technologiczne, które zapewnią prawną ważność dokumentów elektronicznych. Obejmuje to zastosowanie zabezpieczeń kryptograficznych zgodnych z aktualnymi standardami bezpieczeństwa.

Przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek poinformowania wszystkich pracowników o planowanym przejściu na elektroniczną formę prowadzenia akt. Informacja ta musi zawierać szczegóły dotyczące sposobu przechowywania dokumentów, zabezpieczeń technicznych oraz procedur dostępu do dokumentacji. Pracownicy mają prawo do uzyskania szczegółowych informacji o tym, jak ich dane będą przetwarzane w systemie elektronicznym.

Pracodawca musi również zapewnić pracownikom możliwość uzyskania dostępu do ich dokumentacji w każdej chwili. Oznacza to konieczność wdrożenia systemu, który umożliwi pracownikom przeglądanie swoich akt, pobieranie kopii dokumentów oraz składanie wniosków o wprowadzenie poprawek w przypadku wykrycia błędów.

Szczegółowe etapy wdrażania e-akt w organizacji

Proces wdrażania elektronicznych akt pracowniczych w firmie wymaga systematycznego podejścia i realizacji kolejnych etapów zgodnie z przemyślanym planem. Każdy z etapów ma kluczowe znaczenie dla powodzenia całego przedsięwzięcia i wymaga odpowiedniego zaangażowania zarówno ze strony kierownictwa, jak i pracowników.

Kompleksowa analiza istniejącej dokumentacji

Pierwszy etap wdrażania e-akt polega na przeprowadzeniu szczegółowej analizy całej dokumentacji pracowniczej znajdującej się obecnie w firmie. Pracodawca musi dokładnie zinwentaryzować wszystkie akta, sprawdzić ich kompletność oraz zgodność z obowiązującymi przepisami prawa pracy. Ten proces często ujawnia braki w dokumentacji, nieaktualne dane oraz dokumenty, które wymagają aktualizacji lub usunięcia.

Podczas analizy należy zidentyfikować dokumenty, które mogą wymagać specjalnego traktowania podczas digitalizacji. Niektóre dokumenty mogą być w złym stanie fizycznym, inne mogą zawierać informacje wymagające szczególnej ochrony. Ważne jest również określenie, które dokumenty mają charakter archiwalny i nie będą aktywnie wykorzystywane w codziennej pracy.

W ramach tego etapu pracodawca powinien również przeprowadzić inwentaryzację istniejącej infrastruktury IT, aby określić, czy obecne systemy są w stanie obsłużyć elektroniczną dokumentację. Może się okazać, że konieczne będzie zainwestowanie w nowy sprzęt, oprogramowanie lub rozbudowanie sieci komputerowej.

Opracowanie strategicznego planu wdrożenia

Kolejnym kluczowym etapem jest przygotowanie szczegółowego planu wdrożenia, który będzie uwzględniał specyfikę organizacji, liczbę pracowników oraz dostępne zasoby finansowe i ludzkie. Plan powinien zawierać precyzyjny harmonogram działań rozłożony w czasie, określenie budżetu projektu oraz podział ról i odpowiedzialności między poszczególne osoby zaangażowane w proces.

Pracodawca musi zdecydować, czy proces digitalizacji będzie obejmował wszystkich pracowników jednocześnie, czy zostanie podzielony na etapy. Podział może być realizowany według różnych kryteriów - można rozpocząć od nowo zatrudnionych pracowników, podzielić według działów organizacyjnych lub zastosować podział geograficzny w przypadku firm z wieloma oddziałami.

1. Określenie zakresu digitalizacji i grup pracowników
2. Ustalenie harmonogramu z konkretnymi terminami realizacji
3. Przydział budżetu na poszczególne elementy projektu
4. Wybór zespołu projektowego i podział odpowiedzialności
5. Identyfikacja ryzyk i przygotowanie planów awaryjnych
6. Określenie kryteriów sukcesu i metod monitorowania postępów

Ważnym elementem planowania jest określenie strategii komunikacji z pracownikami. Plan powinien zawierać szczegółowy harmonogram spotkań informacyjnych, szkoleń oraz kanałów komunikacji, przez które pracownicy będą otrzymywać aktualne informacje o postępach wdrażania.

Wybór i implementacja rozwiązań technologicznych

Wybór odpowiedniego systemu informatycznego stanowi fundament skutecznego wdrożenia e-akt. Pracodawca musi przeanalizować dostępne na rynku rozwiązania pod kątem zgodności z przepisami prawa, funkcjonalności, bezpieczeństwa oraz kosztów implementacji i utrzymania. System musi spełniać wszystkie wymagania prawne dotyczące elektronicznej dokumentacji pracowniczej.

Kluczowe funkcjonalności, które powinien oferować system, obejmują możliwość bezpiecznego przechowywania dokumentów, kontrolę dostępu na różnych poziomach, automatyczne tworzenie kopii zapasowych, integrację z innymi systemami kadrowymi oraz możliwość generowania raportów i zestawień. System powinien również oferować intuicyjny interfejs użytkownika, który ułatwi pracę osobom odpowiedzialnym za prowadzenie dokumentacji.

Podczas implementacji systemu kluczowe znaczenie ma przeprowadzenie testów funkcjonalnych oraz testów bezpieczeństwa. Testy powinny obejmować wszystkie aspekty działania systemu, w tym procedury tworzenia kopii zapasowych, odtwarzania danych oraz zarządzania dostępem użytkowników. Ważne jest również przetestowanie integracji z istniejącymi systemami informatycznymi w firmie.

Proces digitalizacji dokumentów papierowych

Digitalizacja istniejących dokumentów papierowych stanowi jeden z najbardziej czasochłonnych etapów całego procesu wdrażania e-akt. Wymaga ona nie tylko skanowania dokumentów, ale również ich odpowiedniej kategoryzacji, przypisania metadanych oraz sprawdzenia jakości zeskanowanych plików. Proces ten musi być przeprowadzony z zachowaniem najwyższych standardów jakości, aby zapewnić czytelność i przydatność dokumentów w formie elektronicznej.

Przed rozpoczęciem skanowania dokumenty muszą zostać odpowiednio przygotowane. Obejmuje to usunięcie spinaczy, zszywek i innych elementów metalowych, wyprostowanie zagięć oraz uporządkowanie stron w odpowiedniej kolejności. Dokumenty powinny być skanowane z wysoką rozdzielczością, która zapewni czytelność nawet najmniejszych elementów tekstu.

• Skanowanie dokumentów z rozdzielczością minimum 300 DPI w kolorze lub skali szarości
• Kontrola jakości każdego zeskanowanego dokumentu pod kątem czytelności
• Przypisywanie odpowiednich nazw plików zgodnie z przyjętą konwencją
• Kategoryzacja dokumentów według typów i przypisywanie metadanych
• Tworzenie kopii zapasowych zdigitalizowanych dokumentów
• Archiwizacja oryginalnych dokumentów papierowych zgodnie z procedurami

Po zakończeniu skanowania każdy dokument musi zostać sprawdzony pod kątem kompletności i jakości. Proces kontroli jakości powinien obejmować weryfikację czytelności tekstu, kompletności stron oraz poprawności przypisanych metadanych. Dokumenty, które nie spełniają standardów jakości, muszą zostać ponownie zeskanowane.

Szkolenie pracowników i wdrożenie procedur

Skuteczne wdrożenie e-akt wymaga przeprowadzenia kompleksowych szkoleń dla wszystkich osób, które będą korzystały z nowego systemu. Szkolenia muszą być dostosowane do poziomu zaawansowania technologicznego uczestników oraz do zakresu ich obowiązków związanych z dokumentacją pracowniczą.

Program szkoleń powinien obejmować nie tylko aspekty techniczne obsługi systemu, ale również kwestie prawne związane z ochroną danych osobowych, procedury bezpieczeństwa oraz najlepsze praktyki w zakresie zarządzania elektroniczną dokumentacją. Szczególnie ważne jest przeszkolenie pracowników w zakresie procedur tworzenia, modyfikacji i archiwizacji dokumentów elektronicznych.

Przykład skutecznego programu szkoleniowego: Firma produkcyjna zatrudniająca 200 pracowników przeprowadziła trzystopniowe szkolenia - podstawowe dla wszystkich pracowników, zaawansowane dla działu HR oraz specjalistyczne dla administratorów systemu. Dzięki takiemu podejściu udało się osiągnąć pełną akceptację nowego systemu w ciągu trzech miesięcy.

Po zakończeniu szkoleń należy wdrożyć nowe procedury operacyjne, które będą regulowały sposób pracy z elektroniczną dokumentacją. Procedury muszą być jasno sformułowane, łatwe do zrozumienia oraz dostępne dla wszystkich pracowników. Warto również wyznaczyć osoby odpowiedzialne za wsparcie techniczne i merytoryczne w pierwszych miesiącach po wdrożeniu systemu.

Obowiązki prawne pracodawcy w procesie cyfryzacji

Wdrożenie elektronicznych akt pracowniczych nakłada na pracodawcę szereg szczegółowych obowiązków prawnych, które wynikają z różnych aktów prawnych regulujących kwestie ochrony danych osobowych, prawa pracy oraz archiwizacji dokumentów. Nieprzestrzeganie tych obowiązków może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

Zapewnienie najwyższych standardów bezpieczeństwa danych

Jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy jest wdrożenie kompleksowego systemu zabezpieczeń, który będzie chronił dane osobowe pracowników przed nieautoryzowanym dostępem, modyfikacją, utratą lub zniszczeniem. Dokumentacja pracownicza zawiera szczególnie wrażliwe informacje, w tym dane dotyczące zdrowia, sytuacji rodzinnej, wynagrodzenia oraz ocen pracowniczych.

System zabezpieczeń musi obejmować zarówno środki techniczne, jak i organizacyjne. Do środków technicznych należy zastosowanie szyfrowania danych, systemów uwierzytelniania użytkowników, zapór sieciowych, systemów wykrywania intruzów oraz regularnych kopii zapasowych. Środki organizacyjne obejmują opracowanie polityk bezpieczeństwa, procedur dostępu do danych oraz systemu monitorowania i audytu.

Szczególną uwagę należy zwrócić na zarządzanie uprawnieniami dostępu. System musi umożliwiać przyznawanie dostępu do dokumentów na zasadzie minimum niezbędnych uprawnień. Oznacza to, że każdy użytkownik powinien mieć dostęp jedynie do tych dokumentów, które są niezbędne do wykonywania jego obowiązków służbowych.

Zgodność z przepisami RODO i ochroną danych osobowych

Elektroniczna dokumentacja pracownicza musi być prowadzona w pełnej zgodności z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Pracodawca jako administrator danych osobowych ma obowiązek zapewnić, że przetwarzanie danych pracowników odbywa się zgodnie z wszystkimi zasadami określonymi w tym rozporządzeniu.

Kluczowym obowiązkiem jest poinformowanie pracowników o sposobie przetwarzania ich danych osobowych w systemie elektronicznym. Informacja ta musi zawierać szczegóły dotyczące celów przetwarzania, podstawy prawnej, okresu przechowywania danych oraz praw przysługujących pracownikom w związku z przetwarzaniem ich danych.

Pracodawca musi również przeprowadzić ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA), jeśli wdrożenie systemu elektronicznej dokumentacji może wiązać się z wysokim ryzykiem dla praw i wolności pracowników. Ocena ta powinna identyfikować potencjalne zagrożenia oraz określać środki minimalizujące ryzyko.

Obowiązki informacyjne wobec pracowników

Pracodawca ma szczegółowy obowiązek poinformowania wszystkich pracowników o planowanym przejściu na elektroniczną formę prowadzenia akt oraz o wszystkich aspektach związanych z tym procesem. Informacja musi być przekazana w sposób jasny, zrozumiały i dostępny dla wszystkich pracowników.

Zakres informacji, które musi przekazać pracodawca, obejmuje szczegóły dotyczące systemu, który będzie wykorzystywany do przechowywania dokumentów, zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, procedur dostępu do dokumentacji oraz praw przysługujących pracownikom. Pracownicy muszą również zostać poinformowani o tym, w jaki sposób mogą uzyskać dostęp do swoich dokumentów oraz jakie procedury obowiązują w przypadku wykrycia błędów lub nieprawidłowości.

Pracodawca powinien również przygotować szczegółowe materiały informacyjne, które będą dostępne dla pracowników przez cały okres funkcjonowania systemu. Materiały te powinny zawierać instrukcje korzystania z systemu, informacje o procedurach bezpieczeństwa oraz dane kontaktowe osób odpowiedzialnych za wsparcie techniczne.

Wymagania dotyczące archiwizacji i przechowywania

Elektroniczna dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez okresy określone w przepisach prawa. Pracodawca ma obowiązek zapewnić, że dokumenty będą dostępne i czytelne przez cały wymagany okres przechowywania, który dla większości dokumentów wynosi 10 lat od zakończenia stosunku pracy.

System archiwizacji musi uwzględniać możliwość migracji danych w przypadku zmiany technologii lub oprogramowania. Pracodawca musi mieć pewność, że dokumenty będą mogły zostać odczytane nawet po wielu latach, niezależnie od ewolucji technologicznej. Wymaga to stosowania standardowych formatów plików oraz regularnej aktualizacji systemów archiwizacyjnych.

• Regularne tworzenie kopii zapasowych z weryfikacją integralności danych
• Przechowywanie kopii w różnych lokalizacjach dla zapewnienia ciągłości
• Testowanie procedur odtwarzania danych z kopii zapasowych
• Monitorowanie stanu nośników danych i ich wymiany przed uszkodzeniem
• Dokumentowanie wszystkich procedur archiwizacyjnych i odtwarzania
• Zapewnienie dostępu do zarchiwizowanych danych dla celów kontrolnych

Wyzwania i trudności w procesie wdrażania

Wdrożenie elektronicznych akt pracowniczych, mimo licznych korzyści, wiąże się z szeregiem wyzwań i trudności, które pracodawca musi przewidzieć i odpowiednio zaadresować. Świadomość potencjalnych problemów pozwala na lepsze przygotowanie się do procesu wdrażania oraz minimalizację ryzyka niepowodzenia całego projektu.

Jednym z największych wyzwań jest zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa dla elektronicznej dokumentacji. Systemy informatyczne są narażone na różnego rodzaju zagrożenia, w tym ataki hakerskie, wirusy komputerowe, awarie sprzętu oraz błędy ludzkie. Pracodawca musi zainwestować w nowoczesne rozwiązania bezpieczeństwa oraz zapewnić ciągłe monitorowanie i aktualizację systemów zabezpieczeń.

Kolejnym znaczącym wyzwaniem jest opór pracowników wobec zmian. Wielu pracowników, szczególnie tych z dłuższym stażem pracy, może mieć trudności z przystosowaniem się do nowych technologii. Mogą oni obawiać się, że nie będą potrafili obsługiwać nowego systemu lub że zmiany wpłyną negatywnie na ich pozycję w firmie. Kluczowe znaczenie ma tutaj odpowiednia komunikacja oraz zapewnienie wszechstronnego wsparcia podczas procesu wdrażania.

Wyzwaniem może być również integracja nowego systemu z istniejącą infrastrukturą IT w firmie. Elektroniczne akta muszą współpracować z systemami płacowymi, systemami kontroli czasu pracy oraz innymi aplikacjami kadrowymi. Brak odpowiedniej integracji może prowadzić do powielania danych, błędów oraz niepotrzebnego zwiększenia obciążenia pracą administracyjną.

Koszty wdrożenia stanowią kolejne istotne wyzwanie, szczególnie dla mniejszych firm. Inwestycja w system elektronicznej dokumentacji obejmuje nie tylko zakup oprogramowania, ale również koszty sprzętu, szkoleń, digitalizacji istniejących dokumentów oraz bieżącego utrzymania systemu. Pracodawca musi dokładnie przeanalizować koszty i korzyści oraz zaplanować finansowanie projektu.

Przykład wyzwania integracyjnego: Średnia firma handlowa podczas wdrażania e-akt odkryła, że nowy system nie może się zintegrować z przestarzałym systemem płacowym. Rozwiązanie problemu wymagało dodatkowej inwestycji w aktualizację systemu płacowego, co zwiększyło koszty projektu o 40%.

Długoterminowe korzyści z elektronicznej dokumentacji

Mimo początkowych wyzwań i kosztów, długoterminowe korzyści z wdrożenia elektronicznych akt pracowniczych znacznie przewyższają nakłady inwestycyjne. Firmy, które zdecydowały się na digitalizację dokumentacji, raportują znaczną poprawę efektywności procesów kadrowych oraz redukcję kosztów operacyjnych.

Elektroniczne akta umożliwiają automatyzację wielu rutynowych procesów, takich jak generowanie zaświadczeń o zatrudnieniu, raportów dla ZUS czy zestawień dla celów podatkowych. Automatyzacja eliminuje ryzyko błędów ludzkich oraz znacząco skraca czas potrzebny na realizację tych zadań. Pracownicy działu HR mogą skupić się na zadaniach o wyższej wartości dodanej, takich jak rozwój pracowników czy planowanie strategiczne.

Poprawa dostępności dokumentacji stanowi kolejną istotną korzyść długoterminową. Pracownicy mogą uzyskać dostęp do swoich dokumentów przez portale pracownicze, co eliminuje konieczność składania pisemnych wniosków i oczekiwania na ich realizację. Szczególnie istotne jest to w przypadku pracy zdalnej lub hybrydowej, gdzie dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca staje się kluczowy.

Elektroniczne akta znacząco poprawiają również możliwości analityczne firmy. System może generować różnorodne raporty i zestawienia, które pomagają w podejmowaniu decyzji kadrowych. Możliwe jest śledzenie trendów w zakresie rotacji pracowników, analizowanie skuteczności procesów rekrutacyjnych czy monitorowanie zgodności z przepisami prawa pracy.

Bezpieczeństwo danych w systemach elektronicznych, przy odpowiednim wdrożeniu, jest znacznie wyższe niż w przypadku dokumentacji papierowej. Elektroniczne akta są chronione przed utratą w wyniku pożaru, zalania czy innych katastrof. Systemy kopii zapasowych zapewniają możliwość odtworzenia dokumentów nawet w przypadku poważnych awarii.

Najczęstsze pytania

Nie, przepisy nie wymagają jednoczesnego wdrożenia e-akt dla wszystkich pracowników. Firma może podzielić proces na etapy, na przykład według działów, rozpocząć od nowych pracowników lub wybrać inne kryterium podziału. Ważne jest jednak, aby nie prowadzić dokumentacji jednego pracownika jednocześnie w formie papierowej i elektronicznej.

System musi zapewniać integralność, autentyczność i poufność dokumentów. Wymaga to zastosowania podpisu elektronicznego, pieczęci elektronicznej, zabezpieczeń kryptograficznych oraz kontroli dostępu. System musi również umożliwiać tworzenie kopii zapasowych i długoterminową archiwizację dokumentów zgodnie z przepisami.

Pracownicy nie mają prawa sprzeciwu wobec przejścia na elektroniczną formę prowadzenia akt, jeśli pracodawca zapewnia zgodność z przepisami prawa. Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o zmianie oraz zapewnić im dostęp do dokumentacji. Pracownicy zachowują wszystkie prawa związane z ochroną danych osobowych.

Elektroniczne akta pracownicze muszą być przechowywane przez okres określony w przepisach, który dla większości dokumentów wynosi 10 lat od zakończenia stosunku pracy. Niektóre dokumenty mogą wymagać dłuższego okresu przechowywania. System musi zapewniać dostępność i czytelność dokumentów przez cały wymagany okres.

Koszty obejmują zakup lub dzierżawę oprogramowania, sprzęt komputerowy, digitalizację istniejących dokumentów, szkolenia pracowników oraz bieżące utrzymanie systemu. Wysokość kosztów zależy od wielkości firmy i wybranego rozwiązania. Długoterminowo e-akta przynoszą oszczędności przez redukcję kosztów papieru, miejsca składowania oraz czasu pracy.

Po digitalizacji oryginalne dokumenty papierowe mogą zostać zniszczone, ale tylko jeśli elektroniczne kopie spełniają wszystkie wymagania prawne dotyczące autentyczności i integralności. Zaleca się zachowanie oryginałów najważniejszych dokumentów przez określony okres lub ich archiwizację zgodnie z procedurami firmy.